Hướng Dẫn Quy Trình Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử là gì? Cơ sở pháp lý đối với thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Hướng dẫn quy trình thủ tục phát hành hóa đơn điện tử chi tiết cụ thể.

• Thủ Tục Cấp Thẻ Tạm Trú Cho Người Nước Ngoài Tại Việt Nam
• Phân Chia Tài Sản Chung Của Vợ Chồng Theo Luật Hôn Nhân
• Quy Trình Thủ Tục Làm Hộ Chiếu Trẻ Em | Tư Vấn Cấp Hộ Chiếu

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời buổi công nghệ hiện đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định 119/2018 NĐ/CP Nghị Định quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ thì hóa đơn điện tử mang tính chất bắt buộc được áp dụng từ ngày 1/11/2018, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn để giao cho khách hàng) phải tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua.

Với mục đích giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng đăng kí và phát hành hóa một cách nhanh chóng, bài viết dưới đây chúng tôi xin hướng dẫn cho các doanh nghiệp thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

Để nắm rõ về quy trình thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, trước hết các bạn cần hiểu được khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

1. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Theo “khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018 NĐ/CP Nghị Định quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ” thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu giữ và quản lí bằng phương pháp điện tử. Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử: các doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp công lập, hộ kinh doanh, cá thể kinh doanh có phát sinh hóa đơn, thuế và có nghĩa vụ nộp thuế.

2. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỐI VỚI THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
2. Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
3. Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ tài chính;
4. Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.

3. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI NÀO ÁP DỤNG?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch trên điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

1. Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
2. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Theo đó, nếu các đơn vị, doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng.

4. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

1. Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
2. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
3. Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng.
4. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
5. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan đến việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
6. Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử

Lưu ý:

Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua:

1. Nêu rõ ràng cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua
2. Hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua

Để tiết kiệm được thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành làm các loại giấy tờ trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.

5. CÁCH CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SANG HÓA ĐƠN GIẤY ĐÚNG PHÁP LÝ

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:

5.1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa được chuyển đổi hành hóa điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi (01) lần.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

5.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
2. b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
3. c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

5.3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi có giá trị pháp lý khi và chỉ khi được đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

5.4. Ký hiệu riêng tên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

6. CÁCH GỬI THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ QUA MẠNG

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng hợp pháp lý, trước tiên bạn cần phải chuẩn bị:

1. Chữ ký mẫu (token)
2. Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (được lập theo hướng dẫn dưới đây)
3. Mẫu hóa đơn và quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN để nộp kèm thông báo.

Để thông báo phát hành hóa đơn bản mềm nộp qua mạng cần chuẩn bị như sau:

Bước 1: Cách làm thông báo phát hành hóa đơn

Bạn cần đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)

1. Chọn mục “Hóa đơn” và sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.
2. Nhập các thông tin bắt buộc vào “Thông báo phát hành hóa đơn”.
3. Sau khi nhập xong thì chọn: Kết xuất XML để có file nộp.

Sau khi có file thông báo phát hành hóa đơn thì đăng ký nộp thông báo (bước 2)

Bước 2: Cách lập thông báo phát hành hóa đơn

Truy cập theo địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.

1. Đăng nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
2. Chọn mục “Tài khoản” và “Đăng ký thêm tờ khai”.

Sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”.

1. Ấn tiếp tục.
2. Sau khi đăng ký xong thì chọn mục “Nộp tờ khai” và tải file lên.

Bước 3: Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Phải Scan hóa đơn mẫu (theo bên nhà in cung cấp) và Quyết định được sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế (đính kèm trong file word).

– Sau khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn trên http://nhantokhai.gdt.gov.vn thì vào mục “Tra cứu” và chọn “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”.

– Sau đó tải file word hóa đơn mẫu để nộp.

– Ký nộp.

7. HƯỚNG DẪN CÁCH IN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn tự in là gì? Hóa đơn tự in là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trước khi in hóa đơn điện tử, bạn cần tra cứu thông tin hóa đơn điện tử bằng 1 trong 3 cách sau: Tra cứu Hóa đơn điện tử theo link tra cứu trên Email, Tra cứu Hóa đơn điện tử theo mã, Tra cứu Hóa đơn điện tử theo file.

Sau khi đã tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bạn nhập vào mục xem hóa đơn, lựa chọn vào phần hóa đơn mà bạn cần xem hoặc tìm kiếm các hóa đơn có sự liên quan đến dịch vụ mà bạn sử dụng. Bạn nhấp vào hóa đơn đó, sau đó chọn vào mục tải về máy tính, lưu trữ trong máy hoặc nhấp vào mục in hóa đơn để thực hiện quá trình tải/in.

8. HƯỚNG DẪN CÁCH ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Để sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm có:

1. Mẫu hóa đơn điện tử
2. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

8.1. Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng (hướng dẫn chi tiết ở mục 6)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Cả 3 thủ tục nêu trên doanh nghiệp gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

8.2. Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử, cần dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:

1. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.
2. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.
4. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
5. Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.
6. Cơ quan thuế tiến hành rà soát và thông báo về việc thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế -> hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền -> hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

9. THỦ TỤC THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN 2018

– Theo Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 có hiệu lực từ ngày 12/06/2017, quy định:

+ Khoản 1. Sửa đổi, bổ sung gạch đầu dòng cuối điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 như sau:

Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp

+ Khoản 3. Sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 như sau:

4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

9.1 Thông báo phát hành hóa đơn cho chi nhánh

Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp và chi nhánh doanh nghiệp cùng sử dụng chung một mẫu hóa đơn. Vậy đơn vị nào sẽ phụ trách việc thông báo phát hành lượng hóa đơn đó?

Thông báo phát hành hóa đơn cho chi nhánh đối với các doanh nghiệp như sau:

– Theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính

Tại Khoản 4 Điều 9 quy định về việc phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh:

4. Thông báo phát hành hóa đơn và hoá đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và tổng thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hoá đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kiểm hóa đơn mẫu.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

9.2 Tại Khoản 1 Điều 4 quy định về ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn:

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

a) Tên loại hóa đơn

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN)…

b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn

…Ký hiệu mẫu sổ hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu)…

10. THỦ TỤC THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN QUA MẠNG

Khi doanh nghiệp đặt in hóa đơn hay tự in hóa đơn thì để những hóa đơn này được phép sử dụng thì doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn qua mạng (hoặc trực tiếp) để gửi lên cơ quan thuế quản lý:

10.1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng

Bước 1: Lập tờ thông báo phát hành hóa đơn

Tờ thông báo phát hành hóa đơn sẽ được lập theo mẫu số TB01/AC ban hành kèm theo TT 26/2015/TT-BTC

Bước 2: Gửi kèm hóa đơn mẫu

Hóa đơn mẫu chính là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao ch0 người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. Hóa đơn mẫu kèm theo thông báo phát hành để gửi lên cơ quan Thuế và để niêm yết tại các cơ sở ứng dụng bán hàng hóa, dịch vụ là liên giao cho người mua hàng

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp sẽ gửi tờ thông báo phát hành hóa đơn vừa lập và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.

Nếu trong khoảng thời gian là 2 ngày, kể từ khi gửi thông báo phát hành hóa đơn mà doanh nghiệp không nhận được thông báo của cơ quan Thuế về việc lập sai thông báo phát hành hóa đơn => thì doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng.

10.2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2 qua mạng

– Trường hợp hóa đơn lần 2 có sự thay đổi về nội dung và hình thức so với lần 1 => thì làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như đối với lần đầu.

– Trường hợp hóa đơn lần 2 không có sự thay đổi về nội dung và hình thức => thì thủ tục thông báo phát hành hóa đơn chỉ bao gồm mẫu thông báo phát hành (TB01/AC), không cần gửi hóa đơn mẫu

11. KHI NÀO BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Thứ nhất: Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018

Việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ phải thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Bên cạnh đó.

– Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020.Các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

– Kể từ ngày 01/11/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.

Thứ hai: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018), thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Thứ ba: Đối với các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Để sử dụng trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (01/11/2018). Thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 .Và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thứ tư: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

Nếu cơ quan thuế thông báo DN chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì DN thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Thứ năm: Đối với DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

Trường hợp cơ quan thuế thông báo DN thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Nếu DN chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như ý trên

Thứ sáu: Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền

Thì các đơn vị này tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng. Bên cạnh đó chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn quy trình thủ tục phát hành hóa đơn điện tử dễ dàng. Mọi khó khăn cũng như thắc mắc, quý khách hàng có thể liên hệ với Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật để được hỗ trợ giải đáp một cách nhanh nhất.