Dịch Vụ Cho Thuê Văn Phòng Ảo Uy Tín Giá Tốt Tại TPHCM

Văn phòng ảo là một trong những loại hình văn phòng dịch vụ tốt nhất hiện nay bởi những ưu điểm vượt trội so với loại hình văn phòng truyền thống trước đây. Trong vài năm gần đây thì dịch vụ cho thuê văn phòng ảo xuất hiện rất nhiều.

Văn phòng ảo với vị trí đẹp, nhiều tiện ích và tiết kiệm chi phí đang dần trở thành xu hướng được nhiều công ty lựa chọn. Vậy những lợi ích khác biệt văn phòng ảo mang lại là gì? Và pháp luật việt nam hiện nay quy định về dịch vụ văn phòng ảo như thế nào?

Để giúp khách hàng hiểu rõ hơn các nội dung này, chúng tôi xin tổng hợp và trình bày chi tiết dưới đây:

VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ? SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO LÀ ĐỊA CHỈ DOANH NGHIỆP CÓ HỢP PHÁP KHÔNG?

Đầu tiên, văn phòng ảo không phải là một thuật ngữ pháp lý. Trong hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, chưa có văn bản nào ghi nhận và định nghĩa hay giải thích về văn phòng ảo là gì.

Xét từ bản chất của hoạt động kinh doanh này được hiểu là một địa điểm cụ thể có thể sử dụng làm văn phòng, địa điểm làm việc hoặc thậm chí là không có mục đích sử dụng để làm việc, cho thuê văn phòng ảo mà chỉ là một địa điểm trên giấy tờ.

Nhiều người còn hiểu đây là loại hình thức dịch vụ cho thuê văn phòng “0m2” dùng để làm văn phòng đại diện – giao dịch hay một địa chỉ để đăng ký kinh doanh. Trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng). Cách gọi thông thường là văn phòng ảo, nhưng thực tế các hoạt động lại không hề “ảo” mà hoàn toàn có thật trên thực tế.

Văn phòng ảo tiếng anh còn được gọi là Virtual office. Vậy Virtual office là gì? Từ Virtual có nghĩa là thực (hay còn gọi là thật) – thực sự, nhưng trong vật lý khái niệm này có nghĩa là “hình phản chiếu/vật phản chiếu”, vì vậy mà dịch theo nghĩa đen là “ảo”. Tuy nhiên, chính vì cách gọi thông thường là văn phòng ảo mà nhiều người lại hiểu theo nghĩa đen và nghĩ rằng “ảo” là không có thật.

Xu thế hiện nay, các bên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại tphcm đều xây dựng các văn phòng của mình theo hướng hiện đại và chuyên nghiệp. Sự khác biệt đối với loại hình văn phòng truyền thống là bạn và tất cả các nhân viên khác trong công ty không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác.

Văn phòng ảo có hợp pháp không? Có được pháp luật chấp nhận không? Tại Khoản 5 Điều 4 và Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp như sau:

Khoản 7 Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định: “7. Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”

Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo mẫu đơn đề nghị thành lập doanh nghiệp quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT ngày 08 tháng 01 năm 2019 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015 của bộ kế hoạch và đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp thì người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải cam kết:

– Trụ sở doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp và được sử dụng đúng mục đích theo các quy định của pháp luật;

– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, tính chính xác và tính trung thực của nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, hiện nay pháp luật doanh nghiệp không có quy định nào cấm doanh nghiệp không được phép thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Việc sử dụng văn phòng ảo là hoàn toàn phù hợp theo quy định của pháp luật.

Luật doanh nghiệp năm 2014 cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không kiểm tra việc doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại trụ sở đã đăng ký hay không. Do đó, việc thuê địa điểm làm trụ sở doanh nghiệp là hoàn toàn hợp pháp.

SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO ĐEM LẠI NHỮNG LỢI ÍCH GÌ?

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ; doanh nghiệp dành nhiều thời gian hoạt động bên ngoài; hay doanh nghiệp mới thành lập thì việc xây dựng một văn phòng riêng là rất tốn kém chi phí.

Đặc biệt ở các thành phố lớn như Hà Nội, TP HCM thì chi phí thuê mặt bằng hay thuê văn phòng rất đắt đỏ. Do đó mà việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hcm được xem là giải pháp tối ưu mang lại nhiều lợi ích như sau:

Tiết kiệm chi phí:

Để xây dựng một văn phòng làm việc riêng, bạn sẽ phải tốn rất nhiều các chi phí mua sắm các tài sản cố định như bàn ghế làm việc, hệ thống đèn điện, tủ tài liệu, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống làm mát, hệ thống tỏa nhiệt,… Những chi phí này là vô cùng lớn đối bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ.

Khi thuê chung văn phòng ảo, doanh nghiệp bạn sẽ không phải bỏ ra các khoản chi phí trên và nghiễm nhiên được sử dụng các tiện ích trên của văn phòng. Bạn sẽ không cần phải tính toán về việc mua sắm hay sử dụng một cách tiết kiệm điện, điều hòa để giảm bớt các chi phí phát sinh.

Từ các dẫn chứng trên có thể thấy, ưu điểm lớn nhất của loại hình này chính là giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Phù hợp với nhiều đối tượng:

Loại hình văn phòng ảo phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Nếu bạn là người hay di chuyển, công việc kinh doanh tại nhà, hoặc các doanh nghiệp startup hoặc các doanh nghiệp nhỏ không có nguồn tài chính dồi dào,…

Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp:

Địa điểm đặt trụ sở doanh nghiệp cũng ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của doanh nghiệp. Chỉ cần làm một phép so sánh đơn giản như khi bạn gửi email cho đối tác, nếu địa chỉ cuối email bạn là một tòa nhà văn phòng khang trang thì đối tác cũng sẽ ấn tượng hơn thay vì địa chỉ doanh nghiệp đặt sâu trong hẻm nhỏ.

Đa số các văn phòng ảo thường được đặt tại khu trung tâm kinh tế của thành phố; hay nằm ngay mặt đường chính; gần kề với các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh chính thức, thuận tiện ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác,… Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.

Dễ dàng phát triển:

Không cần sở hữu cơ sở vật chất, văn phòng ảo giúp doanh nghiệp có thể chiếm lĩnh thị trường nhanh chóng. Nếu một cơ hội kinh doanh ở một địa điểm cụ thể được nhìn thấy, công ty đó chỉ cần thuê một văn phòng ảo và xử lý các giao dịch ở đó.

Thông tin liên lạc ổn định:

Một trong những lợi ích quan trọng của việc sử dụng văn phòng ảo chính là sự thuận tiện trong thông tin liên lạc. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là ảo nhưng doanh nghiệp sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,…

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ trong việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà không mất nhiều thời gian. Doanh nghiệp sẽ không phải mất thêm chi phí để tuyển dụng các nhân sự làm lễ tân hay bảo vệ để sắp xếp các cuộc hẹn,…

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp hợp pháp:

Như đã đề cập ở trên, tại Việt Nam, văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được pháp luật công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn.

Bởi lẽ, văn phòng ảo được xem là trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Nơi đặt văn phòng này đã được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Do đó, bạn hoàn toàn yên tâm khi sử dụng nơi này làm trụ sở doanh nghiệp.

Tập trung vào hoạt động kinh doanh: Nếu như trước đây, để tìm kiếm một địa điểm làm trụ sở là một việc không dễ dàng, tốn nhiều thời gian và chi phí. Thì nay, khi xuất hiện dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tphcm, thay vì hàng tháng bạn phải đau đầu với các khoản phí dịch vụ; cải thiện các trang thiết bị cố định để nhân sự làm việc tốt, thì điều này sẽ không còn nữa.

Thời gian và trí tuệ của bạn sẽ được sử dụng tối ưu để xây dựng ý tưởng và triển khai hoạt động kinh doanh. Đây là lợi ích to lớn mà văn phòng ảo mang lại.

CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO CÓ THỂ MANG LẠI CHO BẠN NHỮNG BẤT CẬP GÌ?

Mặc dù đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, tuy nhiên văn phòng ảo cũng có những nhược điểm như sau:

1. Vì đây là loại hình văn phòng ảo tích hợp cho nên việc gặp khách hàng hay đối tác cần phải hẹn trước và thông báo để có thể sử dụng các phòng họp phòng tiếp khách. Nhiều trường hợp khách hàng không hẹn trước mà tới bất ngờ thì có thể sẽ không còn trống phòng để tiếp khách, điều này là một điểm bất tiện.
2. Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ, nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một địa chỉ kinh doanh nên chỗ ngồi của các nhân viên có thể sẽ không cố định. Ngoài ra, doanh nghiệp bạn còn cần phải tuân thủ rất nhiều các quy định khác của bên cung cấp dịch vụ này.
3. Vấn đề pháp lý vẫn là trở ngại đối với văn phòng ảo. Pháp luật chưa có quy định cụ thể điều chỉnh vấn đề này, do vậy việc cho thuê văn phòng ảo vẫn dựa trên thỏa thuận của các bên.

Do chưa có quy định pháp luật, bất cứ lúc nào cơ quan nhà nước có thể tiến hành kiểm tra, điều này cũng ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Trong nhiều trường hợp, các bên I phạm các nghĩa vụ thì chưa có cơ sở rõ ràng để giải quyết.

NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG CẦN LƯU Ý KHI THUÊ VĂN PHÒNG ẢO TẠI TPHCM

Với sự tối ưu, đem lại tính hiệu quả cao và chất lượng dịch vụ ưu việt, có nhiều loại hình phù hợp có thể đáp ứng được các nhu cầu của các doanh nghiệp thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn toàn nên cân nhắc khi bạn muốn tìm một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, hay muốn nâng tầm hình ảnh của mình.

Khi bạn muốn lựa chọn một văn phòng ảo hoàn hảo nó phải tổng hợp nhiều yếu tố trong đó bao gồm phía bạn (nhu cầu) và phía nhà cung cấp dịch vụ (đáp ứng nhu cầu). Để có thể thuê văn phòng ảo phù hợp với các yêu cầu đặt ra dù là văn phòng đơn giản hay văn phòng lớn hơn khi chọn văn phòng ảo bạn cần lưu ý một số vấn đề cơ bản sau:

Lập kế hoạch chi tiết khi thuê văn phòng ảo:

Việc này sẽ giúp bạn có những định hướng ban đầu để tìm được một không gian, địa điểm phù hợp nhất. Bởi lẽ thông tin hiện nay là vô cùng nhiều và rất nhiều thông tin ảo. Vì vậy nếu không lên kế hoạch trước rất có thể bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm văn phòng phù hợp với ý tưởng kinh doanh của mình.

Cân nhắc để lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp:

Vị trí kinh doanh rất quan trọng nó sẽ giúp khách hàng và nhân viên của bạn có thể tìm và tiếp cận một cách dễ dàng. Ngoài ra bạn cần quan sát khu vực xung quanh có đảm bảo về an ninh hay không? Giao thông đi lại như thế nào? Các dịch vụ khác có thuận tiện sử dụng không?

Tìm hiểu kĩ về không gian phòng ảo:

Trong công việc không gian đóng vai trò quan trọng góp phần tạo ra hiệu quả cao trong công việc.

Khi lựa chọn được một không gian phù hợp không chỉ giúp bạn, nhân viên công ty thoải mái làm việc mà còn mang đến nhiều sự sáng tạo đem lại hiệu quả kinh doanh. Khi lựa chọn thuê văn phòng ảo tphcm bạn nên chú ý sự liên kết giữa các phòng, di chuyển, tiếp đón khách hàng để làm sao thuận tiện nhất.

Chất lượng và độ tin cậy nhà cung cấp dịch vụ:

Cần đảm bảo rằng các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo sẽ được cung cấp liên tục và không bị gián đoạn.

Trước khi quyết định thuê văn phòng ảo, bạn cần yêu cầu họ tư vấn kỹ lưỡng về các dịch vụ đi kèm, tham vấn các doanh nghiệp đã sử dụng các dịch vụ xem chất lượng và mức độ hài lòng của họ như thế nào để từ đó đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Chi phí và thủ tục thuê văn phòng ảo:

Chi phí là vấn đề cần xác định một cách rõ ràng, bạn cần làm rõ chi phí thuê địa điểm và chi phí sử dụng các dịch vụ kèm theo. Việc này không chỉ giúp bạn ước tính được các chi phí mà còn chủ động hơn trong việc sử dụng.

Thủ tục thuê văn phòng có nhanh hay không? Và bên cho thuê hỗ trợ mình làm những gì? Để đảm bảo rằng, khi bạn bắt đầu sử dụng thì các thủ tục thuê đã hoàn tất, bạn cầm trong tay hợp đồng mướn nhà làm văn phòng công ty, đây chính là cơ sở ràng buộc trách nhiệm của bên cho thuê.

Lập kế hoạch dự phòng:

Việc lập cho doanh nghiệp của mình một kế hoạch dự phòng là rất cần thiết. Giả sử, trong quá trình hoạt động kinh doanh, bạn muốn thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thì khi đã có kế hoạch dự phòng thì việc thay đổi được triển khai nhanh chóng hơn. Chủ động hơn và không bị bó buộc bởi hợp đồng đã ký trước đó.

ĐÁNH GIÁ CỦA KHÁCH HÀNG VỀ DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO CỦA CHÚNG TÔI?

Thứ nhất: là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hồ chí minh uy tín nhất hiện nay với mức giá dịch vụ phù hợp và hợp lý nhất thị trường. Văn phòng chất lượng, tiện nghi và hiện đại, rất phù hợp để đặt trụ sở doanh nghiệp.

Thứ hai: Là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp nên việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ văn phòng cho thuê an toàn về mặt pháp lý. Hiểu rõ được mong muốn, nhu cầu và các băn khoăn của khách hàng, vì vậy tư vấn cặn kẽ về pháp lý và hỗ trợ về hợp đồng thuê văn phòng rất cụ thể.

Thứ ba: Đảm bảo quyền lợi của khách hàng, bảo mật thông tin. Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo thường có những mánh khóe, những điều khoản không rõ ràng, cụ thể.

Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn gặp khó khăn khi giải quyết những vấn đề đó, do không được quy định trong hợp đồng. Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không tìm hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản.

Thứ tư: Với tinh thần mang những tốt nhất đến Quý khách hàng. Chúng tôi sẽ luôn đồng hành và giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp đối với khách hàng mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhân lực.

Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, đội ngũ nhân viên và lễ tân chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong các vấn đề về hành chính, việc còn lại của doanh nghiệp chỉ là tìm kiếm khách hàng và lợi nhuận.

DỊCH VỤ HỖ TRỢ CHO THUÊ ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ KINH DOANH TPHCM CỦA CHÚNG TÔI

Không chỉ là đơn vị cung cấp các dịch vụ pháp lý uy tín, chúng tôi luôn tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ tìm nhà cho thuê chất lượng trong suốt nhiều năm vừa qua. Với mong muốn đem đến cho Quý Khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, chúng tôi không ngừng hoàn thiện để hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của chúng tôi, Quý khách hàng sẽ nhận được:

1. Danh sách các địa chỉ văn phòng ảo giá rẻ tại các vị trí trung tâm các thành phố lớn, thuận tiện giao thông và đầy đủ các cơ sở hạ tầng xung quanh;
2. Văn phòng hiện đại, khang trang, đầy đủ tiện ích và các dịch vụ kèm theo;
3. Đội ngũ chuyên viên tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Giải đáp cho Quý Khách hàng toàn bộ các vấn đề pháp lý có liên quan để Quý Khách hàng quyết định lựa chọn;
4. Đối với các Khách hàng quen thuộc hoặc Khách hàng mới sử dụng dịch vụ có cơ hội nhận được nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn.

Văn phòng ảo là giải pháp đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến hơn 90% chi phí cho thuê văn phòng hàng tháng. Với làn sóng khởi nghiệp đang lan tỏa, mô hình văn phòng hữu ích này hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển hơn nữa trong năm 2019.

Nếu bạn cần thuê văn phòng tphcm hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hãy liên hệ ngay với Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật để hỗ trợ một cách tốt nhất.