Thủ Tục Đặt In Hóa Đơn Lần Đầu | Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn

Các quy định liên quan đến việc đặt in, sử dụng, quy định về phát hành hóa đơn và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn. Vậy hóa đơn là gì? Thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu, thông báo phát hành hóa đơn được quy định như thế nào?

• Kê Khai Bổ Sung Điều Chỉnh Tờ Khai Thuế GTGT (Giá Trị Gia Tăng)
• Xây Dựng Định Mức Trong Sản Xuất Để Giảm Rủi Ro Về Thuế
• Thủ Tục Hưởng Trợ Cấp Thất Nghiệp Theo Quy Định Pháp Luật

Hóa đơn là chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy các kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ cách làm hóa đơn bán hàng, các quy định của pháp luật về hóa đơn.

Bài viết dưới đây chúng tôi tin tổng hợp và hướng dẫn Quý Khách hàng thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu và thủ tục mua hóa đơn lần đầu theo quy định pháp luật mới nhất.

1. HÓA ĐƠN LÀ GÌ?

1.1 Định nghĩa

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật (xem cách thông báo phát hành hóa đơn qua mạng).

1.2. Hoá đơn có những loại nào? Hình thức ra sao?

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì có các loại, hình thức hóa đơn như sau:

– Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan;

– Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

– Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp;

– Các loại hóa đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác (xem cách tra cứu số hóa đơn giá trị gia tăng).

Hóa đơn được thể hiện dưới các hình thức sau:

– Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ (xem chi tiết thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in).

– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của pháp Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

Tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định hóa đơn điện tử gồm các loại sau:

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (xem cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn).

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên các thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Ngoài ra, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có những quy định và hướng dẫn thủ tục phát hành hóa đơn lần 2, nộp mẫu hóa đơn qua mạng, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Nội dung này chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể ở phần dưới đây.

1.3. Nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn được quy định như thế nào?

Tại Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn như sau:

1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 6, Điều 7 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP được tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng trong việc bán hàng hóa, dịch vụ (tham khảo mẫu phát hành hóa đơn).
2. Tổ chức, cá nhân kinh doanh có mã số thuế nhưng không đủ điều kiện quy định trên phải đặt in hóa đơn để phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của bản thân tổ chức, cá nhân.
3. Cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố (sau đây gọi tắt là Cục Thuế) đặt in, phát hành hóa đơn để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (xem cách tra cứu thông tin phát hành hóa đơn).
4. Doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP được nhận in hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân khác.
5. Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.
6. Tổ chức, cá nhân khi in hóa đơn không được in trùng số trong những hóa đơn có cùng ký hiệu (xem hướng dẫn tra cứu phát hành hóa đơn theo ký hiệu).
7. Tổ chức, cá nhân trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải thông báo phát hành theo quy định tại Điều 11, Điều 12 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP (tham khảo mẫu thông báo phát hành hóa đơn 2017).

1.4. Hoá đơn thể hiện những nội dung gì?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì hóa đơn phải có các nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn (tham khảo cách tra cứu hóa đơn phát hành).

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua;

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Tại Điều 6 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn (xem thêm cách tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng theo ký hiệu).
2. Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
5. Tổng số tiền thanh toán;
6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
7. Chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Hóa đơn được thể hiện bằng chữ Việt (xem cách làm hóa đơn đỏ). Hóa đơn xuất khẩu hoặc các loại hóa đơn cần kèm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng chữ Việt và có kích cỡ nhỏ hơn kích cỡ chữ Việt. Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định về nội dung và hình thức hóa đơn khác với các quy định trên thì thực hiện theo quy định tại điều ước quốc tế đó.

2. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐẶT IN HÓA ĐƠN LẦN ĐẦU THEO QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT

2.1. Căn cứ pháp lý

– Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013, Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013, Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2013, Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013, Thông tư số 85/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 và Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 cải cách các thủ tục hành chính về thuế;

Căn cứ theo các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 119/2014/TT-BTC thì đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu là những doanh nghiệp, tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

1. Bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong nội địa;
2. Hoạt động vận tải quốc tế;
3. Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu;

Tại Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về đối tượng được tạo hóa đơn đặt in gồm:

1. Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế hướng dẫn tại Điều 11 và Điều 12 Thông tư số 39/2014/TT-BTC được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2.2 Thủ tục đặt in hóa đơn

Căn cứ Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp từ cơ quan quản lý thuế

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) (tham khảo thủ tục đặt in hóa đơn lần 2).

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận xử lý yêu cầu

Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của bộ tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của bộ tài chính thì thời gian thông báo phát hành hóa đơn là trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 37/2017/TT-BTC).

Vậy, thông báo phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày được sử dụng? Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ và được cơ quan thuế đồng ý thì mới chỉ xong thủ hành chính. Tuy nhiên để được cơ quan quản lý thuế đồng ý cho đặt hóa đơn và có hóa đơn sử dụng vào hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ có giấy hẹn xuống doanh nghiệp kiểm tra. Khi có giấy hẹn xuống kiểm tra, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở chính; có văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…;
2. Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký dấu.
3. Có hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (chứng minh việc doanh nghiệp hoạt động và có nhu cầu xuất hóa đơn cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của mình).

Khi cơ quan thuế đồng ý việc cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp liên hệ nhà in đề đặt in hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu (xem thủ tục in hóa đơn lần 2).

Bước 3: In Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in được in theo hợp đồng giữa tổ chức kinh doanh hoặc Cục Thuế với tổ chức nhận in hóa đơn đủ điều kiện. Tổ chức nhận đặt in hóa đơn lần đầu phải có các điều kiện:

1. Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).
2. Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.

Ngoài ra, tổ chức nhận đặt in hóa đơn phải còn có các trách nhiệm sau:

1. In hóa đơn theo đúng hợp đồng in đã ký, không được giao lại toàn bộ hoặc bất kỳ khâu nào trong quá trình in hóa đơn cho tổ chức in khác thực hiện;
2. Quản lý, bảo quản các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức đặt in hóa đơn. Trường hợp muốn sử dụng các bản phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ các bản phim, bản kẽm;
3. Hủy hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in;
4. Thanh lý hợp đồng in với tổ chức đặt in hóa đơn;
5. Lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo thể hiện: tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in; loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn đã in (từ số… đến số) cho từng tổ chức (mẫu số 3.7 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Báo cáo về việc nhận in hóa đơn được lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý, báo cáo Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn ngừng hoạt động in hóa đơn thì kỳ báo cáo in hóa đơn cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động in hóa đơn, thời hạn nộp báo cáo về việc nhận in hóa đơn chậm nhất là ngày 20 tháng sau của tháng ngừng hoạt động in hóa đơn.

Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có hoạt động in hóa đơn sau khi ngừng hoạt động in thì thời gian báo cáo về việc nhận in hóa đơn đầu tiên tính từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu lại hoạt động in đến hết quý tùy theo thời điểm bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động in.

Cơ quan thuế nhận báo cáo và đưa các dữ liệu lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo.

Hợp đồng in hóa đơn phải được thể hiện bằng văn bản theo quy định của Luật Dân sự. Hợp đồng ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu, thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn đặt in của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn tự in hóa đơn đặt in để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, phải có quyết định về việc in hóa đơn của thủ trưởng đơn vị. Quyết định in phải đảm bảo các nội dung quy định như loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.

Bước 4. Thông báo phát hành hóa đơn

Theo quy định Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 37/2017/TT-BTC thì thời hạn thông báo phát hành hóa đơn như sau:

– Chậm nhất là 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn và gửi hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ( xem hướng dẫn làm thông báo phát hành hóa đơn cho chi nhánh).

-Thông báo phát hành hóa đơn bao gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn (xem chi tiết thời gian sử dụng hóa đơn sau khi phát hành).

Để thuận tiện khi thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn năm 2018, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2, Quý Khách hàng có thể tham khảo cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn qua mạng tại đây.

3. QUY ĐỊNH THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN, HƯỚNG DẪN THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

Tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ 01/11/2018 – quy định về thông báo phát hành hóa đơn mới nhất có quy định cụ thể về thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, đối với những đối tượng thuộc trường hợp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý:

– Trước ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử hoặc thông báo sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

– Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:

+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy chưa sử dụng hết thì dùng tiếp cho đến khi hết. Nếu đến ngày 01/11/2020 mà không dùng hết thì bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử (xem hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn lần 2 qua mạng).

+ Nếu cơ sở kinh doanh dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy;

+ Những doanh nghiệp được thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc phải dùng Hóa đơn điện tử;

+ Riêng thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

– Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định (xem cách lập thông báo phát hành hóa đơn).

Trừ trường hợp, tổ chức sự nghiệp công lập như các trường học, bệnh viện công lập đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc Phiếu thu tiền điện tử tại các tổ chức này sẽ thực hiện theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế/là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm và các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoá đơn điện tử;

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

– Có chữ ký điện tử phù hợp theo quy định của pháp luật.

– Có phần mềm để bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

1. Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
2. Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

***) Hướng dẫn cách làm thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Theo quy định tại Chương II Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì cách làm thông báo phát hành hóa đơn qua mạng tóm gọn như sau:

Bước 1: Ban hành quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC).

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (hóa đơn đỏ trực tiếp) gồm các nội dung chủ yếu sau:

1. Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
2. Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn trước khi nộp mẫu hóa đơn cho cơ quan thuế. Trong bước này, Quý Khách hàng cần thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử,…(xem chi tiết cách làm hóa đơn trên word và mẫu hóa đơn file word).

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC) gồm các nội dung (tham khảo mẫu thông báo phát hành hóa đơn mới nhất):

1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
2. Ngày lập Thông báo phát hành;
3. Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng (xem cách gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng).

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi mẫu hóa đơn qua mạng (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử (xem hướng dẫn xử lý trường hợp không nộp được mẫu hóa đơn qua mạng).

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

*) Hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng trên HTTK

Quý Khách hàng đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC). Sau đó, nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong Quý Khách hàng lựa chọn: “Kết xuất XML”.

*) Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Quý Khách hàng truy cập website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Lưu ý là Quý Khách hàng sử dụng trình duyệt Internet Explorer). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp và chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai. Tiếp theo, Quý Khách hàng tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục. Sau khi đã đăng ký xong Quý Khách hàng Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử mẫu

Quý Khách hàng scan Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp và đính kèm trong File Word (tham khảo thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng).

Sau khi thông báo phát hành hóa đơn nộp qua mạng nhantokhai.gdt.gov.vn như hướng dẫn tại Bước 3, Quý Khách hàng truy cập vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn và đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, Quý Khách hàng chọn File Word hóa đơn mẫu và Ký nộp (xem chi tiết hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn qua mạng, cách kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn tại đây).

4. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN GIẤY SANG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như sau:

4.1. Nguyên tắc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy

– Người bán hàng hóa được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và người bán hàng hóa chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán (xem mẫu hóa đơn gtgt file word).

– Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

4.2. Điều kiện chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy

– Phản ánh toàn vẹn các nội dung của hóa đơn điện tử gốc (tham khảo mẫu hóa đơn bán hàng file word);

– Có ký hiệu riêng để xác nhận việc đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

– Có chữ ký, họ và tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

4.3. Một số quy định khác

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử (tham khảo mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file word);
2. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi (xem chi tiết mẫu thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn).

5. DỊCH VỤ TƯ VẤN THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN LẦN ĐẦU, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN TỰ IN CỦA CHÚNG TÔI

Là đơn vị nhiều năm tư vấn pháp luật doanh nghiệp, thuế, kế toán, chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến thuế, hóa đơn như sau:

1. Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn như: điều kiện, hồ sơ, thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn, đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in, thủ tục in hóa đơn lần đầu, tư vấn cách xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn;
2. Tư vấn, soạn thảo các hồ sơ, tài liệu liên quan để phát hành hóa đơn như: đơn đề nghị đặt in hóa đơn lần đầu, đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, mẫu thông báo phát hành hóa đơn lần đầu, xử lý các vấn đề phát sinh;
3. Đại diện Quý Khách hàng thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử; theo dõi hồ sơ, cung cấp thông tin, sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn;
4. Tư vấn, đại diện Quý Khách hàng thực hiện các thủ tục in hóa đơn nhanh, các thủ tục pháp lý phát sinh liên quan trong quá trình sử dụng hóa đơn.

Trên đây là các quy định pháp luật liên quan đến việc đặt in hóa đơn lần đầu và hướng dẫn làm thông báo phát hành hóa đơn. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp Quý Khách hàng có thể tự mình thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn và thuế.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.