Bài viết đôi khi sẽ có những quy định mới chưa được cập nhật. Quý Khách vui lòng liên hệ Công ty Luật để được tư vấn cụ thể.
Hướng Dẫn Hồ Sơ Cách Đăng Thông Báo Mẫu Dấu Qua Mạng
Hiện nay đối với việc đăng thông báo mẫu dấu qua mạng online là bắt buộc, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn trình tự, thủ tục, hoàn thiện hồ sơ để biết cách đăng thông báo mẫu dấu qua mạng nhanh, chính xác nhất.
Bắt đầu từ ngày 01/7/2015 Luật doanh nghiệp năm 2014 bắt đầu có hiệu lực. Đây cũng là thời điểm bắt đầu có những áp dụng mới về con dấu doanh nghiệp, giúp cho việc các doanh nghiệp sẽ được thoải mái hơn về quyền kiểm soát. Các doanh nghiệp muốn con dấu theo tên của mình có hiệu lực thì cần thông báo công bố dấu.
1. THỦ TỤC, HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ ĐĂNG THÔNG BÁO MẪU DẤU CÔNG TY
Để thông báo bố cáo điện tử mẫu dấu công ty các bạn cần lưu ý là tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà có thể chọn một trong hai mẫu hồ sơ và các hồ sơ này cần có Chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp luật theo công ty.
Bước 1: Các biểu mẫu sử dụng để thực hiện đăng thông báo mẫu dấu công ty
– Mẫu số 1: Phụ lục số II,8 – Thông báo về sử dụng con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015. Đây là mẫu dành cho các doanh nghiệp mới thành lập và chưa có bất cứ sự thay đổi nào về địa chỉ, tên riêng…
– Mẫu số 2: Phụ lục số II.9 – Thông báo về việc thay đổi con dấu, số lượng con dấu của doanh nghiệp Theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT. Mẫu này dành cho các doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như thay đổi địa chỉ khác về quận, huyện, thành phố, thay đổi tên doanh nghiệp.
– Tờ khai thông tin người nộp đã tạo hồ sơ qua mạng bao gồm file đính kèm
– Mục lục hồ sơ
– Bìa hồ sơ có thể sử dụng bìa giấy mỏng, túi nilon cứng không có chữ
Bước 2: Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ các doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Sau khi nhận được cách tạo hồ sơ trên mạng thông báo về mẫu con dấu, phòng đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu của con dấu doanh nghiệp.
Thông báo mẫu con dấu của cơ quan đăng ký kinh doanh không phải nộp lệ phí.
2. NHỮNG LƯU Ý VỀ MẪU CON DẤU DOANH NGHIỆP
Căn cứ Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu do Chính phủ ban hành ngày 01/7/2016:
– Số lượng: Đây tùy thuộc vào sự lựa chọn của các doanh nghiệp
– Mẫu con dấu: Hình thức, nội dung, kích thước và màu mực dấu, đây là yêu cầu bắt buộc các doanh nghiệp phải thống nhất. Hình thức có thể lựa chọn hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.
– Hình ảnh , ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước hay các cơ quan, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp.
- Các từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống văn hóa, đạo đức, truyền thống lịch sử và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp thông báo mẫu dấu qua mạng cần phải đáp ứng, đảm bảo về tính hợp pháp của mẫu con dấu. Các cơ quan đăng ký không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.
3. QUY TRÌNH ĐĂNG THÔNG BÁO MẪU DẤU QUA MẠNG
Các bước thực hiện đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử được quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp như sau:
| Điều | Nội dung |
| Điều 35 | Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử |
| Điều 36 | Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ |
| Điều 37 | Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng |
| Điều 38 | Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh |
| Điều 39 | Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký số công cộng, Tài khoản đăng ký kinh doanh |
Để tiến hành đăng tải mẫu dấu công ty các bạn cần lưu ý:
Thứ nhất: phải có tài khoản đăng ký kinh doanh trên cổng thông tin
Thứ hai: hoàn thiện về mẫu dấu công ty dự định công bố
Thứ ba: có ủy quyền hợp đồng ủy quyền thực hiện công bố mẫu dấu
Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bước cụ thể nhất để thực hiện đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng, trực tuyến.
Quy trình đăng ký tài khoản truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Bước 1: Nhập địa chỉ tại cổng thông tin điện tử doanh nghiệp quốc gia http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn trên web và nhấn nút Enter để truy cập và trang thông tin điện tử của ứng dụng đăng ký doanh nghiệp trên mạng điện tử.
Bước 2: Tạo tài khoản
– Tại cửa sổ đăng nhập các bạn ấn tạo tài khoản mới
– Sau đó nhập các thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập”
Chú ý: Mật khẩu phải bắt buộc có chứa 8 ký tự bao gồm, số, chữ và ký tự đặc biệt.
– Bước tiếp theo các bạn nhập thông tin của người đăng ký bao gồm thông tin cá nhân, địa chỉ liên hệ, địa chỉ cư trú, thông tin chi tiết liên hệ.
– Nhập mã captcha và nhấn nút đăng ký để yêu cầu đăng ký tài khoản.
– Hệ thống hiển thị thông báo sẽ gửi mã qua Mail để kích hoạt tài khoản đã đăng ký.
Bước 3:
– Đăng nhập vào email đã đăng ký, kích hoạt tài khoản mà Hệ thống đã gửi và ấn vào đường link kích hoạt, hoàn thành quá trình đăng ký tài khoản.
– Đối với trường hợp đã kích hoạt thành công các bạn có thể kiểm tra hiển thị thông báo tài khoản đã được kích hoạt thành công hay chưa.
Đối với những trường hợp Hệ thống thông báo tài khoản chưa kích hoạt thành công, người nộp hồ sơ đăng ký cần phải tiếp tục đăng nhập như bình thường. Nếu chưa đăng nhập được thì các bạn vui lòng liên hệ đến số Hotline của Cổng thông tin điện tử để được giải đáp.
4. ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN ĐĂNG KÝ KINH DOANH VÀ GÁN CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ VÀO CON DẤU QUA MẠNG
– Nếu các bạn đã nộp hồ sơ bằng Tài khoản đã đăng ký, người xác thực hồ sơ cần có Tài khoản đăng ký kinh doanh.
– Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký mẫu online, người xác thực chữ ký cần gán Chữ ký số vào tài khoản.
4.1. Đăng ký tài khoản kinh doanh online
Các bước đăng ký tài khoản kinh doanh qua mạng như sau:
Bước 1: Tạo tài khoản thông thường
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã được tại bước 1
Bước 3: Tại thanh công cụ các bạn nên chọn “ Quản lý thông tin cá nhân” click mục yêu cầu đăng ký kinh doanh hoặc Thay đổi thông tin cá nhân và nhấn nút “Yêu cầu tài khoản kinh doanh”
Bước 4: Tích chọn “ Tôi đồng ý các điều khoản và điều kiện để được gán và Tài khoản đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh”
Bước 5: Chọn và tải tài liệu chứng thực cá nhân.
Bước 6: Điền các thông tin của giấy tờ chứng thực cá nhân bao gồm loại giấy chứng thực cá nhân, số chứng thực cá nhân, ngày cấp, nơi cấp, ngày hết hạn.
Bước 7: Nhấn nút Xác nhận để gửi yêu cầu
Bước 8: Để kiểm tra trạng thái Tài khoản để đăng ký kinh doanh sau khi được chấp nhận, chọn mục thay đổi thông tin cá nhân và thông tin về Tài khoản đăng ký kinh doanh.
Điều kiện được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng
Để được kích hoạt tài khoản trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia các bạn cần đáp ứng những yêu cầu dưới đây:
– Kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc.
– Người dùng cần phải gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ khi đăng ký tài khoản.
– Cá nhân không đăng ký hơn 1 Tài khoản đăng ksy kinh doanh.
Kê khai tài khoản đăng ký online cần phải chính xác, người sử dụng cần kê khai đầy đủ các thông tin bắt buộc và các thông tin này cần chính xác như các thông tin hiển thị trong bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân gửi kèm.
Các thông tin người dùng bắt buộc phải kê khai bao gồm: Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh, Quốc tịch, Dân tộc, Địa chỉ liên hệ, Số điện thoại, email liên hệ, các loại giấy tờ chứng thực cá nhân.
Các loại giấy tờ chứng thực cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản kinh doanh bao gồm: Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực, Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực, Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
4.2. Kết nối giữa chữ ký điện tử với tài khoản
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số qua mạng có tích hợp với con dấu đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Chính vì vậy khi thực hiện đăng ký kinh doanh hay thông báo mẫu dấu qua mạng các bạn có thể lựa chọn các nhà cung cấp uy tín như:Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Công ty cổ phần BKAV, Công ty cổ phần chữ ký số Vina, Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel…
4.3. Điều kiện để gán chữ ký online vào tài khoản
– Cài đặt/Cập nhật Java (Phiên bản mới nhất)
– Kết nối Chữ ký số với máy vi tính
– Kết nối Chữ ký số với tài khoản
4.4. Hướng dẫn cài đặt Java để ký số
Bước 1: Cài đặt Java tại địa chỉ: https://www.java. com/en/download/
Bước 2: vào Start (Góc cuối màn hình) Chọn Control Panel => Java
Bước 3: Chọn “Security” Bước 4: Chọn Edit Site List
Bước 5: Chọn Add
Bước 6: Nhập vào ô trống đường link https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và nhấn nút “Add”
Bước 7: Nhấn Apply => Tiến hành gán chữ ký số vào tài khoản
4.5. Các bước thực hiện kết nối chữ ký số vào tài khoản thông thường truy cập Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia
Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện các bước sau để kết nối chữ ký số được cung cấp bởi một trong sáu nhà cung cấp chữ ký số vào tài khoản thông thường đã tạo tại mục 2.1.1:
Bước 1: Tạo tài khoản thông thường;
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã tạo tại Bước 1;
Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn [Thay đổi thông tin cá nhân]
Bước 4: Cắm USB token của chữ ký số đã đăng ký sử dụng vào ổ cắm USB của máy tính;
Bước 5: Nhấn nút [Tải] tại trường thông tin “Chữ ký số công cộng
Bước 6: Nhấn nút [Confirm Selected] để chọn chữ ký số muốn kết nối vào tài khoản
Bước 7: Nhập mã PIN của USB token
Bước 8: Nhấn nút [Close] sau khi màn hình hiên thông báo đã thêm chữ ký thành công
Bước 9: Nhấn nút [Thêm] để gắn chữ ký số công cộng vào tài khoản thông thường
5. CÁC BƯỚC TẠO HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU MỚI NHẤT HIỆN NAY
Bước 1: Phương thức nộp hồ sơ
Từng trường hợp cụ thể người nộp hồ sơ có thể chọn đăng ký các phương thức sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký thông thường.
Bước 2: Chọn hình thức đăng ký
– Các bạn chọn hình thức đăng ký thành lập hoặc thay đổi doanh nghiệp sau đó nhấn nút tiếp theo để đăng ký hoặc trở về màn hình an toàn.
Bước 3: Tìm kiếm doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi
Lưu ý:
- Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong hệ thống để tìm kiếm.
- Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp phải nhập mã số của doanh nghiệp.
- Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng.
Bước 4: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ
- Các bạn tích chọn tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl để chọn các mục tài liệu và danh sách.
- Ấn nút tiếp theo để tiếp tục hoặc trở về để quay lại màn hình chính.
- Nhấn nút OK để xác nhận các tài liệu đính kèm để quay lại chọn các tài liệu chính.
Chú ý:
Các bạn chỉ chọn các giấy tờ nộp kèm thông báo mẫu dấu. Đăng tải các loại giấy tờ bắt buộc được thực hiện ở các bước tiếp theo.
Bước 5: Thông tin chờ xác nhận
- Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm.
- Các bạn ấn nút bắt đầu để tiếp tục đăng ký hoặc trở về để quay lại màn hình trước trạng thái hồ sơ chuyển thành đã lưu.
6. KÊ KHAI THÔNG TIN TRONG HỒ SƠ THÔNG BÁO MẪU DẤU QUA MẠNG ONLINE
a) Nhập khối thông tin về Mẫu dấu
– Các bạn nên nhập các thông tin về con dấu bao gồm: Loại thông báo có hiệu lực con dấu, ghi chú.
– Các doanh nghiệp cần chú ý về sử dụng con dấu, thông báo việc thay đổi con dấu, thông báo hủy mẫu con dấu.
b) Điền khối thông tin Người dùng
– Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người đăng ký hoạc nộp hồ sơ đăng ký thực hiện cần phải đăng ký doanh nghiệp theo quy định phải sử dụng chữ ký số hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ doanh nghiệp.
– Người nộp hồ sơ cần chọn khối thông tin xác nhận.
– Trong mục “Tìm kiếm email” các bạn nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm đăng ký hồ sơ và ấn nút tìm kiếm. Hệ thống tự động điền về họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh được.
– Tài khoản thông thường phải ở trạng thái đang hoạt động và được kết nối với chữ ký số online.
– Người nộp hồ sơ cần điền chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại mục “Chức danh”
– Người nộp hồ sơ người đăng ký cần nhấn nút chọn để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ. Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách những người ký lên hồ sơ.
– Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.
c) Điền khối thông tin Người lên hệ
Người nộp hồ sơ cần thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.
d) Kiểm tra thông tin hồ sơ
– Chọn nút kiểm tra thông tin để kiểm tra các thông tin cần nhập đầy đủ theo đúng yêu cầu.
– Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hay chưa chính xác.
e) Tải các văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo
Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người sử dụng cần tải lên các văn bản, giấy tờ theo như quy định. Yêu cầu đối với những tài liệu đính kèm là văn bản điện tử thị cần scan từ văn bản giấy hoặc tạo trực tiếp, có định dạng doc hoặc pdf.
Cần thể hiện chính xác vẹn toàn nội dung của giấy tờ theo quy định, tên văn bản được đặt tương ứng các loại giấy tờ trong hồ sơ bằng giấy, dung lượng không quá 15Mb.
7. NỘP HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THÔNG BÁO QUA MẠNG
Sau các bước chuẩn bị ở trên các bước hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng. Sau khi người nộp hồ sơ hoàn thành việc nộp hồ sơ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển trạng thái “Đang nộp” và tự động tiếp nhận trên hệ thống đăng ký kinh doanh nghiệp quốc gia để chuyển về tài khoản của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc thẩm quyền.
Hồ sơ sẽ chuyển qua trạng thái “ Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Hồ sơ đã được nộp thành công, hệ thống sẽ hiển thị bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.
Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tiếp phòng đăng ký sẽ xử lý hồ sơ doanh nghiệp. Đối với trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.
8. THỜI GIAN NHẬN KẾT QUẢ THÔNG BÁO MẪU DẤU ONLINE
Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc mẫu dấu công ty sẽ được thông báo trên Cổng thông tin quốc gia. Các doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo email phản hồi về việc đồng ý hồ sơ của Sở.
Bài viết trên chúng tôi đã cung cấp những thông tin và hướng dẫn chi tiết các thông báo mẫu dấu qua mạng hiện nay. Các bạn còn bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ qua số hotline hoặc địa chỉ email của Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật để được giải đáp nhanh nhất.
