Sự Khác Nhau Giữa Văn Phòng Đại Diện Và Chi Nhánh Công Ty

Văn phòng đại diện là gì? (VPĐD) Chi nhánh công ty là gì? (CNCT) So sánh sự giống khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty có quan hệ gì?

• Thủ Tục Thành Lập Công Ty TNHH (Trách Nhiệm Hữu Hạn)
• Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Dịch Vụ Làm Báo Cáo Tài Chính?
• Quy Trình Thủ Tục Thành Lập Trung Tâm Ngoại Ngữ Theo Quy Định

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường là sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp. Tuy nhiên còn khá nhiều doanh nghiệp chưa nắm được đầy đủ các quy định pháp lý về văn phòng đại diện và chi nhánh công ty dẫn đến có những nhầm lẫn giữa hai mô hình này?

Chúng tôi nhận được rất nhiều thắc mắc của Khách hàng như:

1. Chức năng của doanh nghiệp là gì?
2. Thủ tục mở VPĐD, chi nhánh công ty khác nhau như thế nào?
3. Hạch toán là gì?
4. Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty có điểm gì khác biệt?

Bài viết dưới đây sẽ giúp Quý khách hàng hiểu rõ hơn về những nội dung này.

1. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ? CHI NHÁNH CÔNG TY LÀ GÌ?

Luật doanh nghiệp năm 2014, Bộ Luật dân sự năm 2015 cho phép các doanh nghiệp được lập ra các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp; hoặc đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện bảo vệ các lợi ích đó.

Những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có thể được thành lập dưới các mô hình là Chi nhánh công ty hoặc Văn phòng đại diện.

1.1 Chi nhánh là gì?

Tại Khoản 1 Điều 45 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh không được khác với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ quy định trên có thể thấy, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân nhưng có chức năng là đại diện cho doanh nghiệp, có thể thừa ủy quyền của doanh nghiệp để thực hiện tất cả các chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả hoạt động kinh doanh.

1.2 Khái niệm văn phòng là gì?

Văn phòng đại diện là gì? Tại Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp.

Luật doanh nghiệp 2014 có quy định về hai khái niệm Văn phòng đại diện và Chi nhánh công ty. Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích kinh doanh mà chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức có thể lựa chọn thành lập Chi nhánh công ty hoặc VPĐD, mỗi mô hình đều có những mặt lợi và mặt hạn chế riêng.

2. SỰ GIỐNG NHAU GIỮA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ CHI NHÁNH CÔNG TY

2.1 Đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều phải đăng ký mã số thuế

Mã số thuế là một dãy các chữ số được mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất để cấp cho từng người nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của Pháp luật về thuế, bao gồm cả người nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Mã số thuế giúp nhận biết, xác định người nộp thuế và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

Theo quy định của pháp luật thì cả văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đều phải thực hiện đăng ký mã số thuế theo đúng quy định tại Thông tư 80/2012/TT-BTC, theo đó thì trước khi đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị chủ quản sẽ phải kê khai nhưng đơn vị phụ thuộc để cơ quan thuế cấp mã số thuế 13 số cho những đơn vị phụ thuộc đó.

Nội dung trên được thể hiện tại Điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC thì mã số thuế được cấp như sau:

– Mã số thuế 13 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 N11N12N13) được cấp cho:

Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế;

Vậy sau khi được cấp mã số thuế thì chi nhánh công ty và văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không? Và thủ tục đăng ký thuế được thực hiện như thế nào?

Việc đăng ký thuế ở đâu, trình tự, thủ tục ra sao, Thời hạn bao lâu, Hồ sơ đăng ký thuế đối với từng cá nhân, tổ chức bao gồm những gì… đều đã được quy định rất cụ thể tại Thông tư 80/2012/TT-BTC.

Vậy sau khi được cấp mã số thuế thì chi nhánh công ty và văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không? Và thủ tục đăng ký thuế được thực hiện như thế nào?

2.2 Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty không có tư cách pháp nhân.

2.3 Văn phòng đại diện và chi nhánh của Công ty có chức năng là đại diện cho doanh nghiệp, được thừa ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ thông qua ủy quyền và hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó.

2.4 Giống nhau về thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty và VPĐD ở trong nước.

2.5 Giống nhau về những trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh quy định tại Điều 14 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại năm 2005 về VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Với câu hỏi việc mở văn phòng đại diện có cần đăng ký, thì câu trả lời là khi mở VPĐD hay chi nhánh công ty đều cần phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2.6 Về hạch toán kế toán

Văn phòng đại diện và Chi nhánh công ty đều phải thực hiện việc hạch toán và kê khai thuế hàng năm theo đúng quy định của pháp luật. Cụ thể:

Theo khoản 1 điều 3, Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số diều của Luật kế toán 2015: “Đơn vị kế toán trong lĩnh vực kinh doanh bao gồm doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Pháp luật Việt Nam; chi nhánh doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; ban quản lý dự án, đơn vị khác có tư cách pháp nhân do doanh nghiệp thành lập.”

Khoản 4, điều 3 Luật kế toán 2015 quy định đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 2 của Luật kế toán 2015 có lập báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, tại Khoản 4 Điều 2 Luật kế toán 2015 có quy định một trong những đối tượng điều chỉnh của luật bao gồm: Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.

Từ những quy định trên có thể đưa ra nhận định Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện cũng là những đơn vị kế toán, phải thực hiện việc hạch toán và kê khai thuế hàng năm theo đúng quy định của pháp luật (Xem chi tiết Đơn vị hạch toán toàn ngành là gì tại đây).

2.7 Về chế độ kế toán

Cả chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, do vậy chế độ kế toán của hai mô hình đơn vị phụ thuộc này phần nào cũng phụ thuộc vào chế độ kế toán của doanh nghiệp chủ quản (theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa).

3. SỰ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ CHI NHÁNH CÔNG TY:

3.1 Về chức năng và nhiệm vụ

Đầu tiên, cần hiểu rõ công ty và doanh nghiệp khác nhau như thế nào? Về bản chất, công ty là một tập con của doanh nghiệp, nhưng phần lớn vì thói quen hoặc do nhầm lẫn nên người dùng vẫn thường lẫn lộn có khi sử dụng cả 2 khái niệm trên để chỉ chung một tổ chức kinh doanh tư nhân hoặc nhà nước.

Doanh nghiệp có thể bao gồm những công ty có đặc điểm chung như: Doanh nghiệp Tư nhân, Doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty hợp danh…

Điểm khác biệt về chức năng và nhiệm vụ giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đó là: Chi nhánh công ty được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả chức năng đại diện kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.

Trong khi VPĐD lại không hề có chức năng kinh doanh mà chỉ có thể thực hiện những nhiệm vụ theo ủy quyền đã được nêu ở trên. Văn phòng đại diện chính là nơi để quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp và là nơi để giải đáp, tư vấn cho khách hàng.

Có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhưng lại không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.

Cũng như không được tự nhân danh mình để ký kết các hợp đồng riêng mà chức năng của VPĐD giống như một ban liên lạc với nhiệm vụ chính là cung cấp và trao đổi thông tin, hỗ trợ về nghiệp vụ cũng như phụ trách việc tiếp cận giữa các đối tác và Doanh nghiệp, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

Trên thực tế trong quá trình làm việc vẫn có trường hợp mà VPĐD thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên đó là khi văn phòng đại diện nhân danh cho doanh nghiệp để ký kết và sẽ phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp, nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến nội dung của hợp đồng được ký kết.

Với đặc điểm là không thực hiện các hoạt động kinh doanh mà không cần phân biệt chức năng và nhiệm vụ, Văn phòng đại diện giống một phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động:

Nghiên cứu thị trường, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và kết nối với các thị trường và đối tác mới, với chức năng văn phòng đại diện như vậy rất phù hợp để đặt ở nhiều tỉnh thành trong và ngoài nước để thực hiện các nhiệm vụ chính: Quảng bá thương hiệu, tiếp cận và Liên lạc với đối tác, thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng…

Đây là một mô hình rất phù hợp với các Doanh nghiệp kinh doanh những loại hình dịch vụ như: Du lịch, xây dựng, quảng cáo,… bởi những loại hình kinh doanh này thường không cần phải thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị mà làm việc tại địa chỉ của văn phòng kinh doanh dịch vụ đó (tham khảo Văn phòng giao dịch là gì tại đây).

3.2 Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế

Từ những khác biệt trong chức năng và nhiệm vụ đã dẫn đến những điểm khác nhau trong các vấn đề về nghĩa vụ thuế của Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Khoản 3 điều 8 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về nghĩa vụ của doanh nghiệp có nói đến nghĩa vụ thuế, theo đó thì doanh nghiệp có nghĩa vụ Kê khai và nộp các loại thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Thế nhưng vì không có chức năng kinh doanh sinh lợi giống như chi nhánh công ty, nên câu hỏi đặt ra là văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?

Chi nhánh thực hiện chức năng kinh doanh và theo quy định tại mục I văn bản hợp nhất 33/VBHN – BTC năm 2014 hướng dẫn thực hiện nghị định số 75/2002/NĐ-CP ngày 30/8/2002 của chính phủ về việc điều chỉnh mức thuế môn bài thì chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoặc báo sổ phải nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/ năm.

Chi nhánh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của luật quản lý thuế, luật sửa đổi, bổ sung 1 số điều của luật quản lý thuế và nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ và Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số quy định trước đây để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế.

Trong khi đó, VPĐD không thực hiện chức năng kinh doanh nên không nộp thuế môn bài. VPĐD chỉ phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Như vậy, điểm khác biệt thứ hai chính là: Chi nhánh công ty phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật, còn Văn phòng đại diện thì không bắt buộc nộp thuế môn bài mà xét theo chức năng của từng VPĐD.

3.3 Sự khác nhau trong việc nộp thuế môn bài đối với chi nhánh công ty và văn phòng đại diện

Việc chi nhánh công ty là đơn vị có thể trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh nên phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật là điều dễ hiểu.

Thuế môn bài là một loại thuế trực thu và thường là định ngạch để đánh vào giấy phép đăng ký kinh doanh (môn bài) của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh gia đình.

Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau.

Nhưng với đặc điểm là không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh thì việc văn phòng đại diện có nộp thuế môn bài không cũng là một vấn đề nhiều Khách hàng quan tâm.

Khi xét lại khái niệm về thuế môn bài sẽ hiểu rằng vì thuế môn bài văn phòng đại diện có thể được thu dựa trên doanh thu hoạt động kinh doanh, nên với những VPĐD chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền, không có doanh thu hàng năm thì sẽ không phải nộp thuế môn bài, nhưng đối với văn phòng đại diện được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, thực hiện các công việc kế toán văn phòng thì văn phòng đại diện đó vẫn phải thực hiện nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.

Nội dung của Thông tư số 302/2016/TT-BTC và Nghị định 139/2016/NĐ-CP cũng củng cố thêm cho nhận định trên khi quy định về những Người nộp lệ phí môn bài, như sau:

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ quy định tại Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP trừ các trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điều 3 Thông tư số 302/2016/TT-BTC.

Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, ngày 04/10/2016 Quy định về lệ phí môn bài, Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp.
2. Tổ chức được thành lập theo đúng quy định tại Luật hợp tác xã.
3. Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo đúng quy định pháp luật.
4. Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
5. Tổ chức khác có thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh.
6. Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của các tổ chức.
7. Cá nhân, nhóm các cá nhân và hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Vậy, ngoài thuế môn bài thì Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?

Trên thực tế, văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì VPĐD phải nộp thuế thu nhập cá nhân (tham khảo mẫu tờ khai thuế môn bài cho văn phòng đại diện).

3.4 Về thủ tục để đăng ký thành lập chi nhánh công ty, văn phòng đại diện.

Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về việc cho phép Doanh nghiệp có quyền đăng ký văn phòng đại diện, chi nhánh công ty ở trong nước và nước ngoài.

Hiện nay chưa có quy định pháp luật quy định về thủ tục thành lập Chi nhánh công ty của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, bởi chi nhánh của doanh nghiệp, được tổ chức và hoạt động trong phạm vi ranh giới quốc gia còn VPĐD hoạt động theo khu vực, có thể ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia, do vậy mới chỉ thấy những quy định về thủ tục mở văn phòng đại diện hay thủ tục mở văn phòng giao dịch của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt nam.

Điều 3 Nghị định số: 07/2016/NĐ-CP quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam như sau:

– Thương nhân nước ngoài được phép thành lập các Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

– Một thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

– Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của VPĐD của mình tại Việt Nam (tham khảo dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại tphcm).

3.5 Điều kiện để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, trong đó có quy định sau: “Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký; trong khi đó, đối với điều kiện để cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh là hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký”.

Có thể thấy sự khác nhau về điều kiện để cấp Giấy phép thành lập VPĐD và điều kiện để Giấy phép thành lập Chi nhánh chính là thời gian hoạt động của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

– Đối với điều kiện để cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì thời gian hoạt động ít nhất là 01 năm kẻ từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.

– Đối với điều kiện để Giấy phép thành lập Chi nhánh thì Thương nhân nước ngoài đó đã phải hoạt động ít nhất 05 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

Thông tư 133/2012/TT-BTC quy định chế độ thu nộp quản lý lệ phí cấp giấy phép. Trong đó có quy định: Thương nhân nước ngoài khi được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam đều phải nộp lệ phí và mức thu lệ phí được quy định.

Tuy nhiên, Bộ tài chính chưa có quy định cụ thể về việc thu lệ phí cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh công ty của của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Có thể quan tâm: chi phí thuê văn phòng và chi phí thành lập doanh nghiệp hạch toán vào đâu?

3.6 Về hình thức hạch toán

Khoản 8 Điều 3 Luật kế toán 2015 đã định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, thông tin tài chính dưới các hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Tùy vào quy mô và chức năng hoạt động của chi nhánh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn chi nhánh của mình hạch toán độc lập hay phụ thuộc.

Pháp luật hiện nay chưa có quy định cụ thể về các khái niệm hạch toán phụ thuộc là gì hay hạch toán tài chính độc lập là gì, nhưng từ những quy định có liên quan trong hệ thống pháp luật hiện hành, chúng ta có thể hiểu và nắm được sự khác nhau giữa hai khái niệm này.

1. Đối với Chi nhánh công ty: Ưu tiên lựa chọn hình thức Hạch toán độc lập.
2. Đối với Văn phòng đại diện: Phù hợp với hình thức Hạch toán phụ thuộc.

Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nhưng việc là đơn vị phụ thuộc không đồng nghĩa với việc chi nhánh cũng sẽ hạch toán phụ thuộc vào đơn vị chủ quản. Việc hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc là do lựa chọn và quy định của từng chi nhánh tại từng công ty.

Sự khác biệt trong việc lựa chọn các hình thức hạch toán cho từng loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp như vậy là do các quy định của pháp luật về phương pháp hạch toán. Cụ thể:

– Hạch toán độc lập: với những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, khi muốn lựa chọn hình thức hạch toán độc lập thì cần phải đáp ứng những điều kiện:

1. Có mã số thuế riêng;
2. Có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng riêng;
3. Sử dụng hóa đơn riêng;
4. Trực tiếp kê khai các loại thuế môn bài, thuế Giá trị gia tăng, và quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp;
5. Tổ chức bộ phận kế toán riêng không phụ thuộc vào Công ty hay doanh nghiệp chủ quản.

Hạch toán độc lập là gì? Đây là hình thức hạch toán phù hợp với mô hình Chi nhánh công ty, bởi các chi nhánh công ty thường hoạt động một cách độc lập, có thể tự nhân danh mình tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh để sinh lời do đó ít bị phụ thuộc vào hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy nên các vấn đề về hạch toán tài chính thường có thể tự thực hiện thông qua bộ máy kế toán riêng của chi nhánh công ty tuân thủ theo đúng những quy định về chi nhánh hạch toán độc lập.

Khi lựa chọn hình thức này, Quý khách hiểu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chi nhánh sẽ được ghi tại sổ kế toán của đơn vị, tự kê khai và quyết toán thuế, chi nhánh hạch toán độc lập sẽ tự mình thực hiện hết mọi việc giống như một doanh nghiệp bình thường và công ty mẹ sẽ làm báo cáo tài chính hợp nhất.

– Hạch toán phụ thuộc: các đơn vị phụ thuộc lựa chọn hình thức hạch toán phụ thuộc sẽ có những đặc điểm chung như sau:

1. Tùy từng chi nhánh công ty cùng Tỉnh hay khác Tỉnh với trụ sở chính mà có thể có mã số thuế riêng, có con dấu riêng và sử dụng hóa đơn riêng;
2. Có thể kê khai thuế tập trung tại trụ sở chính, cũng có thể kê khai các loại thuế môn bài, thuế GTGT tại chi nhánh nhưng việc quyết toán thuế TNDN và Báo cáo tài chính thì luôn thực hiện tại trụ sở chính.

Hình thức hạch toán phụ thuộc phù hợp với mô hình hoạt động của VPĐD. Bởi các văn phòng đại diện của doanh nghiệp thường không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh, không phát sinh lợi nhuận và hoạt động phụ thuộc vào doanh nghiệp chủ quản, và cũng không có bộ máy kế toán riêng biệt.

Vì vậy nên việc thống kê các số liệu về vốn, doanh thu, số nợ phải trả, việc kê khai thuế cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc của văn phòng đại diện rất khó để thực hiện một cách độc lập mà Cách hạch toán chi nhánh phụ thuộc thường sẽ là được hạch toán chung với doanh nghiệp chủ quản thông qua các Báo cáo tài chính Hợp nhất (xem hướng dẫn chi tiết thủ tục giải thể chi nhánh hạch toán phụ thuộc, giải thể văn phòng đại diện).

3.7 Về chế độ kế toán và kê khai thuế

Sự khác nhau giữa Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa phần nào tạo nên điểm khác nhau giữa chế độ kế toán của văn phòng đại diện và chi nhánh công ty, cụ thể như sau:

– Đối với Văn phòng đại diện: Do không không có chức năng kinh doanh nên Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam được vận dụng chế độ kế toán theo quy định của doanh nghiệp chủ quản để theo dõi, ghi chép và xác định nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nước chứ không có bộ máy kế toán riêng để thực hiện chế độ kế toán riêng biệt.

– Đối với chi nhánh công ty: có thể hiểu bản chất của chi nhánh công ty là một công ty con của doanh nghiệp chủ quản, nhưng cũng đồng thời hoạt động một cách giống như một doanh nghiệp nhỏ.

Vì vậy Chi nhánh công ty có thể lựa chọn chế độ kế toán theo quy định của doanh nghiệp chủ quản (theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa), nhưng cũng có thể thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp) (xem chi tiết quyết định 15 và 48 khác nhau như thế nào tại đây).

Theo đó, Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán phụ thuộc:

1. Nếu cùng tỉnh: công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm làm báo cáo thuế hàng quý, hàng năm, sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế môn bài luôn.
2. Nếu khác tỉnh: chi nhánh sẽ phải khắc con dấu riêng, mua chữ ký số riêng để nộp thuế môn bài, làm báo thuế hàng quý nhưng báo cáo tài chính cuối năm công ty mẹ sẽ quyết toán.

Chi nhánh khi đăng ký hình thức hạch toán độc lập: Dù cùng tỉnh hoặc khác tỉnh thì đều phải mua chữ ký số riêng, làm khai thuế ban đầu như hồ sơ công ty mẹ, làm báo thuế hàng quý và quyết toán thuế cuối năm

Văn phòng đại diện: Công ty mẹ sẽ nộp tờ khai lệ phí môn bài, nộp thuế môn bài, kê khai thuế cho văn phòng đại diện.

Hy vọng bài viết hữu ích trên đây sẽ giúp Quý Khách hàng nắm được các quy định của pháp luật về sự khác nhau giữa Văn phòng đại diện và Chi nhánh công ty.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan đến nội dung trên hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật để được hỗ trợ tốt nhất.