Chữ Ký Số Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Bắt Buộc Phải Có Usb Token

Chữ ký số là gì? Công dụng thế nào? Chữ ký điện tử hay còn có tên gọi khác là Token đây là một trong những yêu cầu không thể thiếu đối với một doanh nghiệp hiện nay. Đây là một trong những yêu cầu pháp lý mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa hiểu rõ cũng như tuân thủ đúng các quy định theo pháp luật.

• Cách Tra Cứu Thông Tin Doanh Nghiệp Trên Cổng Thông Tin Quốc Gia
• Danh Mục Ngành Nghề Kinh Doanh Có Điều Kiện Tại Việt Nam
• Điều Kiện Thành Lập Công Ty Doanh Nghiệp Chính Xác Đúng Luật

Tại sao các doanh nghiệp lại bắt buộc phải có token? Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ để các khách hàng hiểu rõ hơn về chữ ký số cũng như các quy định hiện hành về chữ ký token.

CHỮ KÝ SỐ LÀ GÌ?

Chữ ký Token là gì? Doanh nghiệp sử dụng chữ ký token để làm gì? Chữ ký token có giống chữ ký của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hay không? Làm cách nào để nộp thuế thông qua token điện tử? Chắc chắn rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải những thắc mắc trên. Đặc biệt là kế toán doanh nghiệp sẽ lúng túng không biết sử dụng token như thế nào để phù hợp.

Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký token:

4. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

5. “Chữ ký số nước ngoài” là chữ ký điện tử do thuê bao sử dụng chứng thư số nước ngoài tạo ra.

Các yêu cầu cần có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp:

1. Tên doanh nghiệp bao gồm: Tên công ty, mã số điện tử…
2. Số seri hoặc là số hiệu của chứng thư số
3. Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
4. Tên tổ chức chứng thực chữ ký điện tử (như chữ ký số Bkav, chữ ký Viettel…)
5. Chữ ký của các tổ chức chứng thực chữ ký điện tử
6. Các hạn chế về phạm vi cũng như áp dụng của chữ ký điện tử
7. Nội dung cần thiết theo quy định của Bộ Thông Tin và Truyền Thông

Theo những yêu cầu trên token bắt buộc phải có giá trị pháp lý tương đương với con dấu hay chữ ký tay của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý của Token điện tử

Căn cứ:

1. Luật Giao dịch điện tử được Chính phủ ban hành ngày 29/11/2005 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về token và các dịch vụ chứng thực chữ ký token.
2. Nghị Định số 26/2007/NĐ – CP ngày 15/02/2007 Nghị định Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực token.

Các doanh nghiệp hay cá nhân, tổ chức tiến hành giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng bắt buộc phải có token do Tổ chức có thẩm quyền cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Quá trình này bao gồm 2 quá trình như sau:

1. Thứ nhất: Tạo chữ ký số đây chính là việc sử dụng khóa bí mật để ký số
2. Thứ hai: Kiểm tra chữ ký đây là quá trình kiểm nghiệm xem khó công khai có đúng theo quy định hay không.

ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỮ KÝ SỐ

Hình dạng của chữ ký

Với chữ ký tay là đặc điểm riêng của mỗi cá nhân dựa theo sở thích, tên gọi hay ký hiệu mà chỉ cá nhân đó thực hiện được thì chữ ký số hoàn toàn khác. Token có hình dạng như 1 chiếc USB và tên gọi là USB Token. USB Token chính là thiết bị phần cứng sử dụng để tạo ra cặp khóa công khai cũng như bí mật để lưu trữ những thông tin bảo mật của khách hàng.

Token được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN

Nhận diện USB Token

USB Token chỉ có một dãy số series đặc biệt duy nhất không thể trùng hợp nhau bao gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và mỗi khách hàng được gắn 1 dãy số duy nhất. Khi nhấn nút trên Token là một dãy các mã số ngẫu nhiên xuất hiện và sẽ thay đổi liên tục từ 30s đến 1 phút.

Mỗi mã số của USB Token có hiệu tại một giao dịch nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số đó được tạo theo thuật toán rất phức tạp mà cho đến nay chưa có trường hợp nào bẻ khóa được.

Đặc điểm của USB Token:

1. Lưu giữ được bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao
2. Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao
3. Thiết bị phù hợp với người dung là cá nhân hay các doanh nghiệp sử dụng chữ ký với dung lượng vừa phải

Chứng thư số là gì?

Chứng thư số là loại chứng thư điện tử do các tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Đây được xem như là một “chứng minh thư” của doanh nghiệp sử dụng trong môi trường công nghệ internet và máy tính.

Chứng thư số chứa các thông tin của người dùng và public key theo đúng tiêu chuẩn được tạo bởi các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Khóa bí mật chữ ký số bắt buộc phải được lưu trong ổ USB Token và thiết bị phần cứng chuyên dụng của các nhà cung cấp. Các thiết bị này đảm bảo phải khóa bí mật tuyệt đối không thể bị copy hay bị virus phá hỏng.

Chữ ký số là việc đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động và gắn token vào thông điệp dữ liệu đó.

Điều kiện để token xem là chữ ký điện tử an toàn nhất trong các giao dịch, đây là token được tạo ra trong thời gian chữ ký số có hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư có hiệu lực. Chứng thư số được sử dụng để các đối tác của người sử dụng biết được xác nhận chữ ký, chứng minh chúng là hợp pháp. Khác với chữ ký điện tử các chứng thư điện tử bao gồm những nội dung sau:

1. Tên của tổ chức cung cấp các dịch vụ chữ ký token
2. Tên của thuê bao
3. Số hiệu của chứng thư số
4. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
5. Chữ ký số của tổ chức chứng thực token
6. Các giới hạn về mục đích cũng như phạm vi của chứng thư số
7. Hạn chế về trách nhiệm của các tổ chức có thẩm quyền cung cấp dịch vụ chữ ký số
8. Các nội dung cần thiết theo luật định của Bộ Thông tin truyền thông

QUY TRÌNH, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ CHỮ SỐ ĐIỆN TỬ

Chữ ký số là thông tin đi kèm dữ liệu như văn bản, word, excel, pdf, hình ảnh, video… những dữ liệu này có mục đích là xác định chủ quyền của chủ sở hữu dữ liệu đó. Token được coi là con dấu riêng của doanh nghiệp, chữ ký tay đối với cá nhân.

Chính vì vậy mà chúng không chỉ sử dụng trong mục đích kê khai thuế mà còn được sử dụng trong tất cả các giao dịch bình thường khác.

Việc sử dụng chữ ký điện tử cho các doanh nghiệp đem lại rất nhiều ưu điểm, chúng sẽ giúp doanh nghiệp không cần đến các cơ quan thuế để thực hiện các quy trình hành chính gây mất nhiều thời gian.

Để có một chữ ký số các cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện các quy định thủ tục đăng ký hồ sơ theo quy định tại như sau:

1. Bản sao có chứng thực về giấy phép kinh doanh hoặc bản sao có công chứng giấy phép hoạt động
2. Bản sao công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật
3. Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp

Các giấy tờ trên khi được chuẩn bị đầy đủ thì khách hàng nộp tại cơ quan được cấp phép dịch chữ ký như: bkav, VNPT, Viettel… các mức phí tùy thuộc vào từng cơ quan cũng như các gói dịch vụ của doanh nghiệp của khách hàng lựa chọn.

1. Chữ ký điện tử có thể sử dụng để thay thế chữ ký tay và có giá trị đối với các trường hợp giao dịch thương mại, điện tử. Chữ ký số đảm bảo có giá trị pháp lý như giá trị của chữ ký tay đối với cá nhân và tương đương với con dấu của các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp.
2. Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến điện tử như ký qua email để trao đổi với các đối tác, khách hàng mà không cần sử dụng các thư giấy như trước đây.
3. Các cá nhân hoàn toàn có thể sử dụng token để đầu tư chứng khoán, mua bán trực tuyến và có thể sử dụng để thanh toán online, chuyển tiền…
4. Khách hàng sử dụng token để kê khai nộp thuế hoặc khai báo với các cơ quan hải quan và tiến hành thông quan trực tiếp mà không phải sử dụng các loại giấy tờ, con dấu và mất nhiều thời gian chờ đợi để nộp tờ khai…
5. Với token các doanh nghiệp sử dụng sẽ bảo mật và độ tin cậy cũng xác thực cao hơn so với chữ ký thông thường. Các đối tác cũng sử dụng chữ ký để giao dịch các hợp đồng trên mạng mà không cần phải gặp nhau chỉ cần ký file gửi qua email.
6. Token là thiết bị điện tử đảm bảo rất an toàn, chính xác bảo mật và là bằng chứng pháp lý nếu chối bỏ trách nhiệm các nội dung đã ký, giúp cho các doanh nghiệp hay cá nhân yên tâm hơn khi sử dụng các giao dịch điện tử.

Như vậy chữ ký số có giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp chính vì vậy chúng là yêu cầu bắt buộc của các doanh nghiệp phải có.

MUA CHỮ KÝ SỐ UY TÍN Ở ĐÂU? CHỌN NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TOKEN

Hiện nay Bộ Thông Tin cấp phép cho 9 nhà cung cấp chữ ký số bao gồm:

1. VNPT – CA nhà cung cấp VDC trực thuộc tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam
2. Viettel – CA của tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel
3. Vina – CA thuộc công ty cổ phần chữ ký số VINA
4. BKAV – CA của công ty cổ phần Bkav
5. FPT – CA của trung tâm dịch vụ điện tử FPT
6. CA2 của công ty Cổ phần Công nghệ Nacencomm trực thuộc công ty Điện Tử Hà Nội
7. New – CA của công ty cổ phần Viễn thông NEW- TELECOM

Đa phần các công ty trên đều có uy tín ở Việt Nam, đa dạng về gói dịch vụ cũng như đội ngũ nhân viên trải rộng trên khắp các tỉnh thành ở khắp cả nước. Chính vì vậy khách hàng hoàn toàn yên tâm lựa chọn các đơn vị cung cấp chữ ký uy tín trên.

Doanh nghiệp cần chú ý các yếu tố nào trước khi mua chữ ký số

Là một trong những yêu cầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy các khách hàng nên chú ý đến vấn đề mua chữ ký số ở đâu và các đại lý phải đảm bảo uy tín, đảm bảo các yếu tố như giá cả và chất lượng phục vụ của các đại lý cung cấp.

Thứ nhất: Giá cả

Rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ với giá rất rẻ tuy nhiên các bạn cần chú ý đến các vấn đề sau:

1. Giá đó đã tính VAT chưa?
2. Đây có phải là gói giá cuối cùng chưa phát sinh các phụ phí khác
3. Giá đã bao gồm các phí dịch vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng suốt thời hạn hay chưa?
4. Giá đó có khuyến mại hay không và thời gian hưởng khuyến mại được bao lâu.

Thứ hai: Chất lượng phục vụ

Rất nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số sau khi bán cho khách hàng thường có giá rẻ hơn so với thị trường nhưng sau khi sử dụng một thời gian gặp lỗi thì chế độ bảo hành của các đơn vị đó không được như mong muốn. Khách hàng gọi trực tiếp đến hãng thì không được giải quyết đành phải ngậm ngùi mua token mới.

Cách doanh nghiệp sau khi đăng ký sử dụng token sẽ có hợp đồng về thời hạn của chữ ký số theo sự thỏa thuận giữa các đơn vị cung cấp token cấp. Vậy làm thế nào để kiểm tra token nhanh, chính xác, an toàn nhất?

CÁCH KIỂM TRA THỜI HẠN CHỮ KÝ SỐ NHANH VÀ CHÍNH XÁC NHẤT

Mỗi kỳ kê khai thuế các kế toán của doanh nghiệp quan ngại nhiều nhất đến vấn đề thời gian của token. Để đảm bảo kiểm tra chữ ký số nhanh, chính xác nhất, Chúng tôi sẽ hướng dẫn người nộp thuế kiểm tra chữ ký số theo những cách sau.

Hiện nay có 2 cách để các bạn kiểm tra thời hạn token tuy nhiên cả hai cách đều yêu cầu bắt buộc phải có Internet hoặc chữ ký số.

Cách 1: Có internet mà không có thiết bị chữ ký số

Bước 1: Truy cập vào website http://nhantokhai.gdt.gov. vn/ và đăng nhập vào tài khoản thuế của doanh nghiệp.

Bước 2: Download một tờ khai đã nộp với cơ quan thuế

Bước 3: Kiểm tra thời hạn chứng thư

Cách 2: Không có Internet và có thiết bị chữ ký số

Bước 1: Cắm thiết bị Token và cài đặt phần mềm

Với mỗi token của từng nhà cung cấp sẽ có một phần mềm khác nhau và cài đặt riêng vì vậy tùy từng nhà cung cấp các bạn nên cài đặt theo hướng dẫn ban đầu.

Bước 2: Đăng nhập vào thiết bị chữ ký số, sử dụng mã pin của thiết bị để đăng nhập.

Bước 3: Tiến hành kiểm tra thời hạn chứng thư số

Cả hai cách trên rất đơn giản để khách hàng kiểm tra thời hạn chữ ký số trước mỗi kỳ kê khai thuế, tránh mất thời gian.

Như vậy qua bài viết trên Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật đã giải đáp cho những doanh nghiệp, cá nhân những vấn đề về token. Tại sao các doanh nghiệp cần có chữ ký số? Các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử uy tín hiện nay và đặc biệt là cơ sở pháp lý đổi với chữ ký điện tử hiện hành.