Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một trong những giải pháp được đánh giá là tối ưu cho các doanh nghiệp thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 119/2018/NĐ – CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử thì trước ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng HĐĐT.

Tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp nhất hiện nay không biết chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy sang HĐĐT như thế nào để tiện và nhanh nhất? Quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử ra sao cho phù hợp với quy định hiện hành?

Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì?

Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn các vấn đề liên quan đến HĐĐT như: Hóa đơn điện tử là gì? Thủ tục để khởi tạo các hóa đơn điện tử là gì? Các quy định HĐĐT như thế nào? Cách ghi HĐĐT như thế nào?

Mời các bạn cùng tìm hiểu rõ hơn về HĐĐT trong bài viết dưới đây.

1. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

HĐĐT được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính với nội dung như sau:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HĐĐT gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

HĐĐT đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Như vậy, hóa điện tử có thể thay thế được hóa đơn đỏ mà chúng ta sử dụng hàng ngày. HĐĐT có nhiều ưu điểm hơn so với cách viết hóa đơn đỏ.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử nhưng không phải là hóa đơn điện tử nếu không thỏa mãn các điều kiện, quy định của pháp luật hiện hành.

2. CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ VÀ ĐƯỢC CÔNG NHẬN

Điều kiện hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Điều kiện hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý

Điều kiện hóa đơn điện tử được công nhận và có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện theo Điều 3, Thông Tư 32/2011/ TT – CP Thông tư hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cụ thể:

Thứ nhất: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Thứ hai: Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.

Thứ ba: Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Thứ tư: HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau:

  1. a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT – BTC Hướng dẫn thi hành Nghị Định số 51/2010/NĐ – CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
  2. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  3. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
  4. d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  5. e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  6. g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Cách viết hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn so với cách viết hóa đơn trực tiếp, tuy nhiên nếu không đáp ứng các điều kiện theo như quy định của pháp luật sẽ không có giá trị. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định về dịch vụ HĐĐT để tránh những sai phạm.

3. CÁC NHÓM ĐỐI TƯỢNG BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Các khách hàng hãy theo dõi những đối tượng mà chúng tôi liệt kê dưới đây để xem mình thuộc trường hợp nào và thực hiện theo đúng quy định tránh những sai phạm.

Nhóm đối tượng 1 phải sử dụng HĐĐT

Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực: vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, xăng dầu, bưu chính viễn thông, tài chính, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị…

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.

Nhóm đối tượng nêu trên được sử dụng HĐĐT thông thường theo Thông tư 32/2011/TT-BTC (tức hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế).

HĐĐT được tạo lập ngay khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nhóm đối tượng 2 phải sử dụng HĐĐT

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nhóm đối tượng 3 phải sử dụng HĐĐT

Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.

Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Nhóm đối tượng 4 phải sử dụng HĐĐT

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

Nhóm đối tượng 5 phải sử dụng HĐĐT

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tại nhóm đối tượng 4 trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

4. DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐỎ CÓ GÌ KHÁC NHAU?

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Rất nhiều người sẽ nhầm lẫn hóa đơn điện tử và hóa đơn đỏ và không hiểu bản chất thật sự của hai loại hóa đơn này là gì. Chúng tôi sẽ cùng các bạn hiểu rõ hơn về hai loại hóa đơn trên.

Tìm hiểu rõ về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ được quy định rõ tại Thông tư 39/2014/TT – NHNN hướng dẫn về dịch vụ trung gian thanh toán do Thống đốc ngân hàng Việt Nam ban hành. Hóa đơn đỏ hay còn được gọi là hóa đơn Giá trị gia tăng ( Hóa đơn VAT) đây chính là loại hóa đơn đơn chính thức được Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành và áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

Còn HĐĐT hay còn có tên gọi khác là hóa đơn điện tử có mã xác thực và mã xác thực là chuỗi các ký tự đã được mã hóa, cơ quan Tổng cục Thuế cấp dựa trên các thông tin hóa đơn của doanh nghiệp và xác thực thông qua hệ thống xác thực của các cơ quan thuế.

Ưu điểm của hóa đơn đỏ là có độ chính xác cao vì doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, công sức để chuẩn bị những giấy tờ liên quan, cũng như thực hiện đầy đủ các yêu cầu của cơ quan Thuế.

Tuy nhiên đối với hóa đơn Giá trị gia tăng cũng tồn tại không ít những nhược điểm như chi phí in ấn, lưu trữ mất nhiều chi phí. Ngoài ra đối với hóa đơn đỏ rất nhiều các doanh nghiệp có thể làm hóa đơn giả và sử dụng các hóa đơn bất hợp pháp, khai khống gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc kiểm soát của các cơ quan Nhà nước.

5. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã xác thực và các hóa đơn này được cấp mã xác của Tổng cục Thuế.

Những điểm giúp các bạn hiểu hơn về HĐĐT có mã xác thực:

– Số hóa đơn xác thực: Đây là dãy số được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Mã xác thực: Đây là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

– Mã vạch hai chiều: Có cấu trúc theo quy định của Tổng cục thuế và hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ doanh nghiệp đọc nhanh hơn và kiểm tra chính xác các thông tin trên hóa đơn.

5.1 Đối với hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

HĐĐT không có mã không có mã xác thực của cơ quan thuế, bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối với dữ liệu của cơ quan thuế.

– Sử dụng phần mềm tạo lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, ký số HĐĐT và gửi cho người mua.

– Cá nhân cung cấp dịch vụ, hàng hóa phải chuyển đổi dữ liệu HĐĐT đã lập đến các cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đối tượng áp dụng của HĐĐT không có mã xác thực: Những doanh nghiệp trong các lĩnh vực như: điện lực, xăng dầu, bưu chính, vận tải, tài chính, tín dụng, bảo hiểm, kinh doanh siêu thị…

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

  1. Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 TT 32/2011 TT-BTC – Thông tư hướng dẫn, khởi tạo và phát hành và sử dụng HĐĐT, bán hàng, cung ứng dịch vụ.
  2. Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
  3. Nếu có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 TT 32/2011.

Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế

  1. Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn
  2. Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã

Bước 3: Cấp mã hóa đơn

  1. Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.
  2. Hệ cấp cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

5.2 Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

  1. Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.
  2. Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Hóa đơn được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua

6. ĐIỀU KIỆN VÀ THỦ TỤC CỦA TỔ CHỨC KHỞI TẠO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Chuyển đổi hóa đơn điện tử
Chuyển đổi hóa đơn điện tử

6.1 Điều kiện đăng ký thực hiện chứng từ điện tử

Để Doanh nghiệp được phép phát hành HĐĐT thì cần phải đáp ứng các Điều kiện dưới đây:

  1. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có đầy đủ các điều kiện và đang thực hiện các giao dịch điện tử trong kê khai thuế, hoạc những doanh nghiệp đang áp dụng các giao dịch điện tử trong các hoạt động trong ngân hàng.
  2. Doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  3. Cần đáp ứng những điều kiện về đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu khai thác, có địa điểm, kiểm soát, xử lý, bảo quản, lưu giữ hóa đơn điện tử theo yêu cầu của luật định.
  4. Đội ngũ kỹ thuật, những người thực thi đáp ứng được trình độ, khả năng tương xứng với các yêu cầu đối với quy trình thực hiện chứng từ điện tử và sử dụng HĐĐT theo quy định.
Các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử

6.2 Các thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo luật định

Bước 1: Quyết định áp dụng HĐĐT

Các doanh nghiệp thực hiện theo mẫu 01 Mẫu quyết định về việc áp dụng HĐĐT theo phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT- BTC. Mẫu này được gửi cho các cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng giấy hoặc bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Cần lập thông báo phát hành HĐĐT gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Các bạn áp dụng theo mẫu số 2 Phụ lục kèm theo Thông Tư 32/2011/TT-BTC

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu theo quy định

Đây là bước được thực hiện sau khi đã gửi HĐĐT theo đúng quy định, định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Các cơ quan thực hiện phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu theo quy định của TT 32/2011/TT – BTC và gửi cùng lúc lên chi cục thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Tại mỗi cơ quan thuế sẽ có những cách phản hồi lại doanh nghiệp khác nhau.

6.3 Những cách phản hồi khi đăng ký hóa đơn điện tử tại cơ quan chức năng

Cách 1: Phản hồi các thông tin theo địa chỉ gmail, gọi điện với những nội dung chấp thuận hoặc đề nghị chỉnh sửa, từ chối.

Cách 2: Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày gửi mẫu lên chi cục thuế. Nếu không có bất cứ phản hồi gì thì doanh nghiệp đó được sử dụng HĐĐT. Còn nếu có những chỉnh sửa hay từ chối thì sẽ có thư phản hồi.

Đối với những doanh nghiệp muốn có HĐĐT đúng chuẩn mẫu và sử dụng HĐĐT được thuận lợi nhất thì cần phải thực hiện quy trình chứng từ điện tử hợp lý.

7. CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SANG CHỨNG TỪ GIẤY NHƯ THẾ NÀO?

Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí
Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

HĐĐT đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp lại có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những cách thức chuyển đổi phù hợp pháp lý.

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ – CP thì việc đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng mang tính chất lưu để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử chứ không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch. Trừ những trường hợp hóa đơn này được khởi tạo từ máy tính và có kết nối điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị Định này.

7.1 Những nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Theo Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT – BTC của Bộ Tài Chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng, cung cấp dịch vụ quy định. Người bán hàng được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chỉ được chuyển đổi 1 lần.

7.2 Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo Điều 12 Thông Tư 32/2011/TT – BTC quy định về các điều kiện mà các cá nhân, doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

  1. HĐĐT chuyển đổi phải phản ảnh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc
  2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT
  3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

7.3 Hóa đơn chuyển đổi có những giá trị pháp lý như thế nào?

Hóa đơn điện điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đảm bảo các yêu cầu về tính vẹn toàn của thông tin trên hóa đơn gốc.

Các ký hiệu riêng được xác nhận đã chuyển đổi bao gồm chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi hóa đơn điện tử.

7.4 Những ký hiệu riêng trên HĐĐT

Ký hiệu riêng trên HĐĐT chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

  1. Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc phải ghi rõ ràng “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa điện tử” trên hóa đơn chuyển đổi.
  2. Tên hóa đơn thực hiện chuyển đổi, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
  3. Thời gian chuyển đổi hóa đơn
  4. Thông tin của người mua và người bán
  5. Chữ ký điện tử hợp pháp
  6. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
  7. Thay vì phải trực tiếp đến các cơ quan thuế, các cơ quan liên quan khác để thực hiện việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy thì các doanh nghiệp có thể thực hiện thao tác ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Những bước thực hiện có thể thay đổi tùy theo từng phần mềm.

Cách bước chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm điện tử

Bước 2: Tìm kiếm HĐĐT cần chuyển đổi

Bước 3: Chọn lệnh in chuyển đổi

Bước 4: Phần mềm điện tử kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Để chuyển đổi từ HĐĐT qua hóa đơn giấy người dung cần những lưu ý các thông tin để chuyển đổi chính xác hơn.

Các lưu ý khi chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

  1. HĐĐT bắt buộc đầy đủ chữ ký con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
  2. HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 1 lần duy nhất và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo luật định. Các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi chỉ có tác dụng xem hoặc lưu trữ nội bộ.
  3. HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
  4. Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Việc cấp hóa đơn điện cho mất phí hay không? Đây là một trong những thắc mắc của rất nhiều khách hàng. Chúng tôi sẽ chia sẻ về các đối tượng được cấp hóa đơn miễn phí theo quy định mới nhất hiện hành.

8. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC CẤP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ – CP, các trường hợp được cơ quan thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí như sau:

  1. Hộ, cá nhân kinh doanh, trừ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
  2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong 12 tháng, kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
  3. Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn;
  4. Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh, trừ doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
  5. Đối tượng khác do Bộ Tài chính quyết định.

9. HƯỚNG DẪN TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CHÍNH XÁC NHANH NHẤT

Hiện tại HĐĐT mới được các doanh nghiệp áp dụng chính vì vậy rất nhiều khách hàng khi nhận được HĐĐT vẫn còn nhiều bỡ ngỡ trong việc tra cứu hóa đơn trên trang web tra cứu của Tổng cục Thuế. Để giúp khách hàng dễ dàng hơn chúng tôi sẽ hướng dẫn khách hàng tra cứu thông tin của HĐĐT xác thực trên trang tra cứu và xác minh hóa đơn của Tổng cục thuế.

Sau khi có được hóa đơn hãy truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn tại địa chỉ website của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Khách hàng tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực trên trang cử Tổng cục Thuế trong những trường hợp sau:

Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng đã có hiệu lực sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành HĐĐT.

Trường hợp 2: Trước khi kê khai hóa đơn các Doanh nghiệp cần xác nhận về tính hợp pháp của HĐĐT.

Các thông tin trên cổng thông tin Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ những báo cáo của các đơn vị được quyền phát hành hóa đơn, biên lai theo quy định tại Nghị Định số 51/201/NĐ- CP của Chính phủ và thông tư 153/TT- BTC của Bộ Tài Chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

Khách hàng tiến hành tra cứu Hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục Thuế theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Truy cập website Tra cứu Hóa đơn

Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn chọn lệnh Thông tin hóa đơn/ Tra cứu hóa đơn trên giao diện.

Website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn là cổng thông tin giúp các doanh nghiệp, cá nhân tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai, hóa đơn tiền điện…Cụ thể các nội dung mà các đơn vị này có thể tra cứu cụ thể như sau:

  1. Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai
  2. Thời gian phát hành hóa đơn,biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hóa đơn
  3. Các loại biên lai còn giá trị sử dụng

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin tại mục tra cứu một hóa đơn hay tra cứu nhiều công ty

  1. Các bạn có thể chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hay Tra cứu nhiều hóa đơn
  2. Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc theo hướng dẫn và nhấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu

Lưu ý: Số hóa đơn ở đây chính là tổng số hóa đơn phát hành chứ không phải là tổng hóa đơn hiện tại. Nếu muốn tra cứu hóa đơn điện tử như hóa đơn bưu chính, hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice, hóa đơn bưu điện…

10. BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Sai sót khi thực hiện và áp dụng HĐĐT hiện có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải, thủ tục để hủy HĐĐT bị nhầm lẫn, sai sót như thế nào? Chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn về biên bản hủy hóa đơn điện tử.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử sử dụng trong những trường hợp có sự sai sót và bắt buộc phải hủy các cam kết giữa hai bên không kê khai hóa đơn viết sai. Theo thông tư 39/2014/TT – BTC doanh nghiệp khi cung cấp hàng hóa dịch vụ có hóa đơn viết sai thực hiện thủ tục lập biên bản thu hồi và các biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho hóa đơn cũ.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử cũng tương tự biên bản hủy hóa đơn bình thường.

Thủ tục hủy HĐĐT: Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 NĐ 119/2018/NĐ –CP để hủy hóa đơn khi có những sai sót, đồng thời lập hóa đơn điện tử theo thủ tục thay thế hóa đơn đế gửi cho người mua.

11. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

HĐĐT tuy vừa được áp dụng từ đầu năm 2018 nhưng những lợi ích đem lại cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh đã được chứng minh rõ rệt. Chúng ta theo dõi một số lợi ích mà HĐĐT đem lại như sau:

– Tiết kiệm chi phí

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy phải mất chi phí in đặt hóa đơn, vận chuyển, nhân lực viết hóa đơn, lưu trữ cồng kềnh…Thì HĐĐT chỉ cần sử dụng dữ liệu trên máy tính, vận chuyển với tốc độ siêu nhanh, ước tính chi phí của HĐĐT chỉ chiếm 1/10 so với hóa đơn giấy truyền thống.

– Thời gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng

Trước đây nếu sử dụng hóa đơn giấy để đến tay chủ doanh nghiệp hay cá nhân thì bắt buộc phải vận chuyển qua đường bưu điện, thời gian cũng như công sức bỏ ra khá nhiều mà còn tiềm ẩn những rủi ro. Còn với hóa đơn điện tử chỉ cần có internet, vài click người mua hàng có thể lập tức nhận được hóa đơn dù ở bất cứ nơi đâu.

– Có độ an toàn, chính xác cao

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…

– Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn này, các đơn vị không phải đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo HĐĐT cho phép tự xác định số lượng hóa đơn sử dụng.

Hóa đơn điện tử là gì? Những quy định pháp lý, yêu cầu dành cho khách hàng khi sử dụng HĐĐT như thế nào? Cách chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy và ngược lại đã được cung cấp chi tiết trong bài viết trên. Website của Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật chuyên cung cấp cho các bạn những thông tin mới nhất về các quy định chi tiết về Luật Doanh nghiệp. Hãy click theo dõi các bài viết để cập nhật Nghị Định, Thông tư hiện hàng đang có hiệu lực hiện nay.

Tư vấn sản phẩm
Xưởng Gấu Bông (Mr Lâm)

Xưởng Gấu Bông (Mr Lâm)

Mobile: XXXX.XXX.XXX

SP: Tạm Ngừng Để Set Up Xưởng

Xưởng Thêu Vi Tính Lê Dương (Mr Hùng)

Xưởng Thêu Vi Tính Lê Dương (Mr Hùng)

Mobile: XXXX.XXX.XXX

SP: Nhận Thêu - Thiết Kế Mẫu Toàn Quốc