Quy Trình Thủ Tục Báo Tăng Báo Giảm BHXH (Bảo Hiểm Xã Hội)

Khi có những thay đổi về nhân sự thì các doanh nghiệp cần phải khai báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Vậy quy trình thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH (bảo hiểm xã hội) như thế nào? Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn những căn cứ, quy định pháp luật để thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH.

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUY TRÌNH THỦ TỤC BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BHXH (BẢO HIỂM XÃ HỘI)

Căn cứ các quy định tại:

– Luật số 58/2014/QH13 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014

– Nghị định 115/2015/NĐ – CP quy định chi tiết một số điều của Luật bảo hiểm xã hội bắt buộc

– Luật số 10/2012/QH13 Bộ luật lao động năm 2012

– Quyết định 959/QĐ –BHXH quyết định ban hành quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quản lý sổ tra bảo hiểm xã hội online, bảo hiểm y tế.

– Căn cứ Khoản 1 Điều 38 Quyết định 959/QĐ-BHXH quy định về quản lý đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

…

1.7. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

1.8. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, thời gian này vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN; phải đóng BHYT do cơ quan BHXH đóng.

Căn cứ Điều 22 Quyết định 959/QĐ-BHXH Quyết định về ban hành quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quan lý số bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế quy định:

Điều 22. Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN hằng tháng

1. Thành phần hồ sơ:

1.1. Người lao động: như quy định tại Điểm 1.1 Khoản 1 Điều 21;

Trường hợp ngừng tham gia BHYT: thẻ BHYT còn hạn sử dụng.

1.2. Đơn vị:

a) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS);

b) Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03).

Trường hợp thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

2.Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Theo quy định trên thì khi tại doanh nghiệp có sự thay đổi về lao động giảm hoặc tăng lao động thì đơn vị đó cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1. Tờ khai TK1 – TS của người lao động
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Theo mẫu D02 – TS)
3. Bảng kê khai hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền BHYT cao hơn (Mục II, phụ lục 03)

Chú ý: Trường hợp thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT ( Mẫu TK3 – TS)

2. QUY TRÌNH THỦ TỤC BÁO TĂNG – BÁO GIẢM BHXH (BẢO HIỂM XÃ HỘI)

2.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

2.1.1 Đối với Báo tăng nhân viên, Hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

1. Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu
2. Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên, chỉ cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại
3. Thông tin của nhân viên báo tăng, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của BHXH. Ngoài ra nhân viên cần tải mẫu quyết định tăng lương đối với trường hợp thay đổi mức đóng bảo hiểm.

2.1.2 Đối với Báo giảm nhân viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

1. Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu
2. Thông tin của nhân viên báo giảm, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH.
3. Quyết định cho thôi việc nhân viên, có ký tên đóng dấu của công ty.
4. Người lao động cần tải mẫu quyết định thôi việc theo quy định tại Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2.2. Nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm Bảo hiểm xã hội ở đâu?

Khi đã điền đầy đủ các thông tin theo Mẫu PGNHS 600 hoặc 600a và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, các doanh nghiệp, cá nhân có 2 cách để nộp hồ sơ khai tăng hoặc giảm bảo hiểm như sau:

*) Nơi nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Đối với hình thức nộp trực tiếp các khách hàng có thể đến nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội quản lý của công ty để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện. Đây là hình thức không còn được áp dụng nhiều, tùy từng địa phương, ít cơ quan BHXH nào còn nhận báo tăng hoặc giảm cho nhân viên bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp.

*) Nộp trực tuyến qua mạng

Hiện nay phương pháp nộp trực tuyến này đang được đa số các cơ quan Bảo Hiểm quận, huyện áp dụng. Khi áp dụng hình thức này thì công ty cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị Chữ ký số ( Token) công ty cần nộp hồ sơ này qua web https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn

Bước đầu tiên các doanh nghiệp cần lên website https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện cho ty.

Tiếp theo các doanh nghiệp cần phải tải phần mềm kê khai BHXH về và kết xuất hồ sơ. Các phần mềm được dùng phổ biến hiện nay là phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, phần mềm tra cứu bảo hiểm xã hội trực tuyến phần mềm này không tính phí, hỗ trợ bảo miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp.

Tuy nhiên để sử dụng miễn phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp các bạn cần lưu ý các điểm dưới đây:

1. Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội chỉ áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện.
2. Đối với các phần mềm khai báo tăng, giảm BHXH qua mạng không áp dụng đối những công ty nước ngoài đã từng mua phần mềm kê khai của các nhà mạng như: BKAV, VNPT, Viettel, tải phần mềm TS24 mới nhất, EFY Việt Nam…
3. Đối với các công ty bây giờ muốn sử dụng những phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội của Tổng cục bảo hiểm, các công ty này cần liên hệ với các nhà mạng để đăng ký yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ các dịch vụ bên nhà mạng cũ để sử dụng phần mềm Kê khai bảo hiểm xã hội.

3. KHI BÁO TĂNG BẢO HIỂM XÃ HỘI MỨC ĐÓNG LÀ BAO NHIÊU?

Khi các cơ quan doanh nghiệp khai báo tăng bảo hiểm xã hội tương đương tỷ lệ đóng bảo hiểm của một nhân viên khi bảo tăng cũng tương tự như một nhân viên đã đóng lâu năm.

Cụ thể tỷ lệ đóng/ tiền lương như sau:

Tiền đóng BHXH = 32% Mức lương đóng BHXH của người lao động.

Đối với trường hợp khai báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại thì khách hàng phải đóng phạt truy thu theo quy định tại Khoản 3, Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 về xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.

4. THỜI GIAN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ KHAI BÁO TĂNG, BÁO GIẢM BHXH

Trong vòng 10 ngày làm việc các doanh nghiệp nhân được kết quả khi khai bảo tăng, giảm bảo hiểm xã hội.

*) Đối với báo tăng:

Người lao động sẽ được nhận Số BHXH và thẻ BHYT nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có số BHXH thì chỉ được nhận 1 thẻ BHXH. Nguyên nhân là do mỗi một lao động khi tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

*) Đối với báo giảm:

Sau khi đã hoàn tất thủ tục báo giảm BHXH (bảo hiểm xã hội) cho nhân viên, công ty làm hồ sơ chốt số bảo hiểm cho nhân viên và nộp tại cơ quan Bảo Hiểm xã hội quản lý và kèm cùng với BHXH và Thẻ BHYT nếu còn hạn sử dụng.

5. KHAI TĂNG, GIẢM BẢO HIỂM QUA MẠNG CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

a) Chữ ký số Token

Chữ ký số hay còn được gọi là đồng nhất chữ ký điện tử đây chính là dạng thông tin đi kèm với văn bản nhằm mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Khi kê khai đăng ký bảo hiểm xã hội qua mạng chữ ký số của các doanh nghiệp được sử dụng để thực hiện đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam và ký nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập dữ liệu.

b) Phần mềm kê khai BHXH qua mạng

Phần mềm khai báo BHXH điện tử là công cụ được người sử dụng lao động thực hiện giao dịch hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam thông qua các nhà cung cấp giá trị gia tăng.

Cũng như chữ ký số và hệ thống và hệ thống máy tính có kết nối internet, phần mềm hỗ trợ khai bảo điện tử xã hồi cũng là phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử cơ quan BHXH.

c) Máy tính có kết nối Internet

Khi các bạn khai tăng, giảm BHXH qua mạng thì người phụ trách về vấn đề bảo hiểm tại các cơ quan, đơn vị sử dụng lao động, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống máy tính và gửi trực tiếp hồ sơ tới cơ quan BHXH Việt Nam.

Song song với quá trình gửi hồ sơ, quá trình tiếp nhận hồ sơ cũng như giải quyết hồ sơ, thủ tục giữa các cơ quan BHXH Việt Nam với người khai nộp cũng được thực hiện nhanh chóng qua hệ thống internet.

Chính vì vậy máy tính có kết nối internet cũng chính là công cụ bắt buộc không thể trong quá trình thực hiện việc khai báo hiểm xã hội qua mạng.

d) Các bước đăng ký khai báo BHXH qua mạng

Để đăng ký khai báo tăng hay giảm BHXH qua mạng các bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký chữ ký số

Đăng ký sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như BKAV, VNPT, Viettel … Với yêu cầu kê khai BHXH qua mạng các đơn vị cần có chữ ký số.

Đây là loại chữ ký duy nhất được cơ quan BHXH Việt Nam công nhận pháp lý trong cách giao dịch BHXH điện tử. Nếu chưa có chữ ký số, các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động có thể đăng ký chữ ký số qua các nhà cung cấp dịch vụ được cấp phép.

Bước 2: Thực hiện kê khai các hồ sơ BHXH điện tử

Để thực hiện kê khai các hồ sơ BHXH điện tử qua các phần mềm kê khai BHXH là một công việc không quá phức tạp. Thực hiện qua các phần mềm đã được cài đặt, người thực hiện chỉ cần thực hiện các bước có sẵn trên hệ thống và gửi tới các cơ quan chuyên trách.

Bài viết trên Nhóm Chia Sẻ Ngành Luật đã cùng các bạn tìm hiểu về quy trình thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH (bảo hiểm xã hội) theo quy định mới nhất năm 2019. Trong bài viết đã cập nhật các quy định pháp luật quy định về các hồ sơ, giấy tờ mà người sử dụng lao động, người lao động muốn thay đổi về bảo hiểm xã hội thực hiện yêu cầu tăng bảo hiểm xã hội.